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- Les caractéristiques administratives de vos clients et de votre entreprise*,
- Les contacts des clients et de votre entreprise*,
- Les différentes adresses (Raison sociale, Livraisons, Facturation) du client,
- Les extensions « QUALITE » des clients et de votre entreprise*:
- Les procédés internes du client et de votre entreprise*,
- Les agréments fournisseurs/sous-traitants,
- Les compétences du client et de votre entreprise*,
- Les catégories tarifaires et remises applicables aux clients lorsque le client ou son groupe n'est pas associé à un contrat.
- Le suivi commercial avec l'accès possible aux documents commerciaux des clients (Devis, Commande, Livraison, Facture , Avoir, Qualité),
- Les encours comptables des clients,
- La saisie d'évènements : Saisie d'actions commerciales, par exemples, le compte rendu des contacts téléphoniques, les notes, les actions diverses à réaliser en lien avec un ou plusieurs contacts clients.
- La gestion des stocks dédiés via la notion de clients fournisseurs, car un client peut fournir les matières servant à fabriquer le produit qu'il commande, Il faut alors créer une fiche fournisseur pour le client et gérer le stock matière dédié du client (Voir le Module Fournisseur : une action existe pour générer une fiche Fournisseur via l'import d'une fiche Client).
La gestion des contrats.
2. Les codificateurs en fiche client La gestion des CLIENTS
Avant d'aborder la notion de clients, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Clients.
Parmi ces codificateurs, on note :
Les Monnaies,
Les TVA,
Les Modes de règlement,
Les Rubriques clients,
Les Catégories tarifaires,
Les Zones tarifaires,
Les Remises,
Les Groupes d'entreprises,
Les Types de contrats….
3. L'écran principal Clients La gestion des CLIENTS
Cet écran permet de saisir les informations du client : Code interne alphanumérique, Raison sociale, Complément de nom, Adresse principale… Il permet aussi de saisir les caractéristiques de votre société*.
*En effet, un client de code « 0 » est créé lors de l'installation et ne peut pas être supprimé. Il sert à saisir les caractéristiques administratives de votre entreprise, ses coordonnées, ses contacts…. Toutes les informations qu'il est possible de saisir pour un client standard sont saisissables. Il sert notamment à produire des articles pour le stock ou à gérer l'activité interne non commerciale. L'extension à la qualité permet de gérer vos procédés, vos agréments et vos compétences internes. |
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Lorsqu'un client est créé lors de la création d'un devis, il est typé Prospect, il devient Client lors de la validation du devis et dupassage en commande.
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L'identifiant EDI GreenLoop : Un fichier EDI « AERO » peut contenir le prévisionnel de plusieurs entités ou sociétés d'un même groupe lié par un contrat de vente, cet identifiant est utilisé lorsque le fichier EDI à intégrer comporte le prévisionnel de plusieurs sociétés d'un même groupe, il permet d'identifier le groupe concerné.
Les sociétés identifiées dans le fichier doivent exister comme client dans Hélios ERP. Par exemple si le groupe possède 5 sociétés alors le fichier EDI émis par le groupe contient le prévisionnel des 5 sociétés ou entités. Chaque entité identifiée passe les commandes qui viendront décrémenter le prévisionnel global transmis par le fichier EDI.
Pour les configurations EDI, il faut se reporter au document HII_EDI.pdf ou aux documents livrés avec l'application. |
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Le champ « Votre n°de fournisseur » est le code que le client vous attribue dans son système informatique qui est éditable par exemple depuis les Bons de Livraison ou depuis les factures ( il est possible de définir un numéro de fournisseur par adresse de facturation).
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Il est possible de choisir si le client bénéficie du calcul d'un OTD par le Module Bilan. Si oui, il faut définir sa plage de tolérance en retard, à l'heure, en avance par les bornes min et bornes max. Exemple borne min=7, borne max=2, cela signifie que je peux livrer 7 jours à l'avance et 2 jours en retard, si je livre dans cette fenêtre l'OTD sera de 1.
L'OTD (On Time Delivery) correspond au nombre de commandes livrées à l'heure sur le nombre total de commandes à livrer pour une période donnée. * Cet indicateur mesure la ponctualité des entreprises (fournisseurs, sous-traitants, sites de production, etc.) en regard des commandes à livrer. |
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La zone « Contri env » permet de définir le pourcentage à appliquer sur les factures du client pour calculer le montant de la TGAP*.
TGAP : Taxe Générale sur les Activités Polluantes, la TGAP est une taxe due par les entreprises dont l'activité engendre une pollution* |
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La « Tolérance qté min (%) » et la « Tolérance max (%) » servent à définir une tolérance dans la performance logistique de livraison, elle permet une souplesse dans la livraison d'une commande même si la quantité totale n'est pas livrée. Cela permet de respecter l'indicateur de l'OTD même si la livraison n'est que partielle du moment que la tolérance de quantité est respectée vis-à-vis du client.
4. Les Onglets La gestion des CLIENTS
4.1. l'onglet "Fichier" de la fiche "Client"La gestion des CLIENTS
Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le client dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.
4.2. L'onglet "Etats personnalisés" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS
Cet onglet vous permet de définir des états spécifiques au client à imprimer lors de l'envoi d'un devis, d'un BL, d'une facture et d'un avoir….
Ces états sont personnalisables depuis le paramétrage des modules concernés.
Ils peuvent aussi être imprimés sur une imprimante spécifique ou bien sur plusieurs imprimantes, chaque poste pouvant en piloter une par état.
Il est également possible de définir le nombre d'exemplaires nécessaires de chaque état. Par exemple lors de l'impression d'un devis, cela permettra de proposer par défaut le nombre d'exemplaires à éditer.
Les états renseignés pour le client 0 sont vos états personnalisés, applicables à tous les clients dont les états ne sont pas spécifiques.
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Il est également possible de paramétrer par client le mode de création des BL et des factures.
Création des BL.
Actuellement (mode standard ou pas de donnée saisie dans le champ), les clauses de regroupement sont : Société, Client, Adresse de livraison. Si ces trois critères sont identiques Helios ERP regroupe les lignes de commande client sur un même BL.
Il est possible de choisir 2 autres modes :
Mode 1 BL pour 1 commande : les clauses ci-dessus sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la commande client.
Mode 1 BL pour 1 ligne de commande : aucun regroupement n'est effectué. Chaque ligne basculée génèrera un BL d'une ligne.
Création des factures.
Actuellement (mode standard ou pas de donnée saisie dans le champ), les clauses de regroupement sont : Société, Client, Adresse de facturation, condition de règlement, type de TVA et TAUX de TVA, monnaie et type EDI. Si ces critères sont identiques Helios ERP regroupe les lignes de BL sur une même facture.
Il est possible de choisir 4 autres modes :
Mode 1 facture pour 1 BL : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement le BL.
Mode 1 facture pour 1 ligne de BL : aucun regroupement n'est effectué. Chaque ligne basculée génèrera une facture d'une ligne.
Mode 1 facture pour 1 commande : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la commande client.
Mode 1 facture pour 1 ligne de commande : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la ligne de commande client.
4.3.
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L'onglet "Personnel" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS
Cet onglet remonte la liste du personnel rattaché au client. Cette liste est mise à jour depuis le module personnel et permet un meilleur suivi commercial.
4.4.
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L'onglet "EDI" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS
Cet onglet permet de configurer les chemins pour la génération des BL et factures EDI. Voir la documentation HII_EDI.pdf
Avec comme paramétrage l'Identifiant Portail Cloud, la création automatique des collaborations, Recalage des commandes et le Chemin génération Avoir (AirSupply).
4.5.
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L'onglet "Crédits" de la fiche "Client" La gestion des CLIENTS
Cet onglet permet de visualiser les informations relatives à l'encours du client.
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Le Crédit assuré est par exemple le montant maximum couvert par l'assurance-crédit.
Le Crédit société est un montant fixé par l'entreprise.
L'encours non livré est la somme du montant des commandes non soldées en livraison pour ce client.
Le Livré non facturé est la somme des montants des commandes soldées en livraison pour ce client non facturé.
Le Facturé non réglé non échu est la somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est supérieure ou égale à la date du jour
Le Facturé non réglé échu est la somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est strictement inférieure à la date du jour
Le Carnet prévisionnel est la différence entre le crédit société et le montant calculé de garanti
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Les paramètres de gestion des
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blocages :
Il est possible de bloquer la création des lignes de commandes si l'encours est supérieur au crédit société ou au crédit assuré et/ou de bloquer la création des BL si l'encours est supérieur au crédit société ou au crédit assuré.
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Il existe différent niveau de garantie
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