1. IntroductionLa gestion des CLIENTS

Ce module permet de gérer les données de vos clients et prospects utilisées dans les transactions commerciales quotidiennes. Toutes les informations rattachées sont directement accessibles.
Parmi ces informations :

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2. Les codificateurs en lien avec la fiche clientLa gestion des CLIENTSLa gestion des CLIENTS 

Avant d'aborder la notion de clients, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Clients.
Parmi ces codificateurs, on note :

• Les Monnaies,
• Les TVA,
• Les Modes de règlement,
• Les Rubriques clients,
• Les Catégories tarifaires,
• Les Zones tarifaires,
• Les Remises,
• Les Groupes d'entreprises,
• Les Types de contrats….

3. L'écran principal ClientsLa gestion des CLIENTS

Cet écran permet de saisir les informations du client : Code interne, Raison sociale, Complément de nom, Adresse principale…
La Rubrique est un critère de regroupement des clients. Cette rubrique est à choisir parmi celles créées dans le module Paramétrage/codifications. Le critère peut être, par exemple, le secteur d'activité de l'entreprise. Un des but est d'extraire les données regroupées par rubrique et non plus par client dans les statistiques par exemple.
Les champs Catégorie tarifaire et Remises sont le résultat de la stratégie tarifaire que vous pouvez mettre en place depuis le Module Codification/Catégorie tarifaire. Il est possible cependant de les modifier depuis cet écran.

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La « Tolérance qté min (%) » et la « Tolérance max (%) » servent à définir une tolérance dans la performance logistique de livraison, elle permet une souplesse dans la livraison d'une commande même si la quantité totale n'est pas livrée. Cela permet de respecter l'indicateur de l'OTD même si la livraison n'est que partielle du moment que la tolérance de quantité est respectée vis-à-vis du client.

4. Les Onglets 

4.1. Fichier 

Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le client dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.

4.2. Etats personnalisés 

Cet onglet vous permet de définir des états spécifiques au client à imprimer lors de l'envoi d'un devis, d'un BL, d'une facture et d'un avoir….
Ces états sont personnalisables depuis le paramétrage des modules concernés.
Ils peuvent aussi être imprimés sur une imprimante spécifique ou bien sur plusieurs imprimantes, chaque poste pouvant en piloter une par état.
Il est également possible de définir le nombre d'exemplaires nécessaires de chaque état. Par exemple lors de l'impression d'un devis, cela permettra de proposer par défaut le nombre d'exemplaires à éditer.
Les états renseignés pour le client 0 sont vos états personnalisés, applicables à tous les clients dont les états ne sont pas spécifiques.

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• Mode 1 facture pour 1 BL : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement le BL.
• Mode 1 facture pour 1 ligne de BL : aucun regroupement n'est effectué. Chaque ligne basculée génèrera une facture d'une ligne.
• Mode 1 facture pour 1 commande : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la commande client.
• Mode 1 facture pour 1 ligne de commande : les clauses initiales sont conservées mais on rajoute comme critère de regroupement la ligne de commande client.

4.3. Personnel 

Cet onglet remonte la liste du personnel rattaché au client. Cette liste est mise à jour depuis le module personnel et permet un meilleur suivi commercial.

4.4. EDI 

Cet onglet permet de configurer les chemins pour la génération des BL et factures EDI. Voir la documentation HII_EDI.pdf

Avec comme paramétrage l'Identifiant Portail Cloud, la création automatique des collaborations, Recalage des commandes et le Chemin génération Avoir (AirSupply).

4.5. Crédits

Cet onglet permet de visualiser les informations relatives à l'encours du client.

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4.5.1. Les paramètres de gestion des blocages Image Modified

Il est possible de bloquer la création des lignes de commandes si l'encours est supérieur au crédit société ou au crédit assuré et/ou de bloquer la création des BL si l'encours est supérieur au crédit société ou au crédit assuré.

4.5.2.  Gestion via Garantie Image Modified

Il existe différent niveau de garantie

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• Si niveau 1 alors valeur du champ est égale à la Somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est supérieure ou égale à la date du jour,
• Si niveau 2 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé,
• Si niveau 3 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé + valeur du champ commandé dans horizon non livré,
• Si niveau 4 alors valeur du champ Facturé non réglé + valeur du champ Livré non facturé + valeur du champ commandé dans horizon non livré + carnet de commande,
• Si niveau 5 Somme des factures au statut « envoyé » dont la date d'échéance est strictement inférieure à la date du jour.

4.6. Fournisseur 

Certains clients fournissent les matières et/ou les composants à utiliser pour leurs commandes. Ces commandes sont alors en appro. Client ou en appro. partiel (voir Module Commandes Clients).
Pour ces clients, une fiche fournisseur doit être créée avec un lien vers la fiche client (voir Module Fournisseurs) ; c'est cette fiche que l'on peut consulter en cliquant sur l'onglet Fournisseur.

Dans ce cas précis, il faut gérer des stocks dédiés (voir Module Matières, Composants et Stocks).

4.7. Information complémentairesImage Modified

Cet écran permet d'initialiser l'année, le mois de référence et le nombre de mois qu'il faut soustraire à la date de livraison lors du calcul du delta matière (gestion de l'alliage matière : voir Module Matière).

4.8. Suivi client

Cet écran est l'historique (exportable sur Excel) de votre client. Vous y trouverez :

• Ses devis
• Ses commandes
• Ses livraisons
• Ses factures
• Ses avoirs
• Non-Conformité

5. Les Actions  

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des évènements de type action commerciale par exemple. Pour le client sélectionné.

5.1. Les notes 

Cette action permet la saisie de tous commentaires relatif au client

5.2. Fichiers liés 

Cette action permet d'associer à la fiche client en cours un ou plusieurs fichiers.

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Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier.

5.3. Archives 

Cette action permet d'archiver un ou plusieurs clients. Un client archivé est un client inactif. Il n'est plus présent dans les listes ou choix.
Le menu « Archivage » permet d'archiver (1) ou de désarchiver (2) un ou plusieurs clients.
La liste de droite contient la liste des clients archivés.

5.4. Journal

Le journal d'évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale. Il permet de saisir tous les échanges ou actions commerciales entre vous et vos interlocuteurs chez les clients.
Il est possible d'affecter un libellé pour l'évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l'évènement.

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Ce module est très pratique pour la saisie d'évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné.
Helios ERP gère les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l'origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.

6. Les liens 

Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « CLIENTS »

6.1. Les Adresses de livraison et de facturation 

Ces écrans permettent de saisir les différentes adresses de livraison et de facturation chez le client. Ces adresses sont utilisées lors de la saisie des commandes clients, des devis, des BL clients et des factures clients.


Les adresses de livraison contiennent les informations relatives aux conditions de transport. Si la livraison est à l'export, elle sera donc soumise à une nomenclature douanière (voir règle de gestion sur les lignes de commandes clients).
Le champ « Transit » permet de donner pour chaque adresse de livraison le nombre de jour calendaire dont vous avez besoin pour acheminer vos produits chez votre client .
Date de fin de fabrication = Date de livraison - Transit (voir Module Commande client).

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6.2. Les contacts 

Cet écran permet de saisir vos différents contacts chez le client. Ils sont utilisés lors de la saisie des commandes clients et des devis.
Il est possible de désactiver un contact pour ne plus le voir apparaître dans les listes associées.
Outre les données administratives, il est possible d'affecter à chaque contact une adresse professionnelle (choisie parmi les adresses de livraison et de facturation du client de rattachement) et une adresse personnelle (bouton Adresse Pers.).
Il est possible d'associer à chaque contact une adresse mail ainsi qu'un mode de diffusion.
Ces deux informations seront automatiquement reprises par Helios ERP lors des diffusions dans le cadre de la gestion documentaire ou qualité.
Il est possible de consulter le journal d'évènements associé à chaque contact (voir règle de gestion sur le journal d'évènements) et de créer un message dans Agora directement associé à ce contact client.

6.3. Les Compétences 

Comme pour les agréments applicables à vos fournisseurs et sous-traitants, il est possible de gérer dans Helios ERP la notion de compétence applicable au personnel.

En effet, chaque client peut exiger que certaines opérations ne soient réalisées que par du personnel compétent.
Pour cela, il faut impérativement associer au client une notion de compétences, définies dans le Module Paramétrage/Codifications/Compétence.
Il faut, ensuite les distribuer aux ressources (Module Ressource technique/Personnel) concernées.
Cette distribution, permet la saisie des données suivantes :
La période de validité de la compétence
La notion de qualification pour cette compétence.
Les règles de gestion portant sur cette notion de compétence concernent les gammes, les pointages, la planification par pôle de compétence (option).
Toutes les fonctionnalités (validation de commandes, validation documentaire, …) nécessitant une compétence associée (voir dans les paramétrages des modules respectifs) sont à déclarer sur le client de code « 0 ».

6.4. Les Procédés 

Ce module permet de gérer tous les agréments fournisseurs et sous-traitants associés à n'importe quel client y compris le client de code 0 qui représente votre société.
Pour cela, il faut impérativement associer au client une notion de procédés, définis dans le Module Paramétrage/Codifications/Agréments (Alodine, Trempe,…) et regroupée par spécialités, et les distribuer aux fournisseurs et sous-traitants concernés dans les modules concernés.
Cette distribution permet la saisie des données suivantes :

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Les méthodes et origines d'agréments sont laissées libres à l'entreprise et sont à renseigner dans le Module Paramétrage/Codifications/Agréments.
Les règles de gestion portant sur cette notion d'agrément concernent les gammes et les commandes -traitants.

6.5. Gestion des contrats 

Les contrats pré-initialisent le prix, le délai, la quantité et l'approvisionneur lors de l'intégration par EDI ou lors d'une saisie manuelle d'une commande client en fonction de la date de livraison de la ligne de commande client.

Un contrat est valable pour un client ou un groupe de client (Airbus, Dassault...) pour une période donnée. Il doit être actif pour être pris en compte et ceci pour la date de livraison de la commande.
Si pour une date de livraison donnée, il n'existe pas de contrat actif, c'est le contrat actif du client de la commande avec le code contrat le plus élevé qui est pris en compte. S'il s'agit d'une intégration EDI, aucun prix ne sera remonté dans ce cas.
Lors de l'activation d'un contrat, Helios ERP vérifie si les références au contrat n'existent pas déjà sous un autre contrat pour le même client et pour la même période. Si c'est le cas le contrat ne sera pas activé.
Les champs « validé par », « signataire » et le mode de règlement par défaut permettent de renseigner directement les commandes crées par EDI.
Le champ « Validé par le client » est juste une information.
Les types de contrats vont permettre de gérer plusieurs contrats pour un même client qui porteront sur des articles différents. Ex : Contrat chaudronnerie, contrat tôlerie …
Ils peuvent être de type EDI ou NON* (case à cocher)..
*Contrats non EDI : Ils peuvent être renseignés pour des clients non traités en EDI lorsque les tarifs appliqués ne sont pas issus de vos calculs (simulation article, catalogue de prix, gestion tarifaire) car imposés par le client.

6.5.1 Création d'un contrat 

Il faut sélectionner « Nouveau contrat ». puis sélectionner le client (1) dans la fenêtre qui apparaît et valider (2).
Une fois le client sélectionné, il faut saisir les données de l'entête du contrat.
Puis saisir les données du contrat, Type, N°de contrat, période de validité, remises, mode de règlement , EDI ou Non EDI…

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6.5.2. Postulats (Règles qui régissent l'utilisation des contrats) Image Modified

• L'activation d'un contrat désigne à la fois la validation et la mise à disposition du contrat pour la saisie des commandes clients.
• Une fois activé il peut être à tout moment désactivé et lors de la saisie des commandes le contrat n'est plus utilisé (c'est la stratégie tarifaire de la société qui prend le relais).
• Un client peut posséder plusieurs contrats actifs.
• Un article ne peut se trouver que dans un contrat actif pour une période donnée.

Toutes ces règles sont gérées sur la fonctionnalité « Activer le contrat », si une d'elle n'est pas vérifiée un message vous aiguillera dans l'erreur diagnostiquée.

6.5.3. Lignes de contrat Image Modified

Une ligne de contrat est une référence article, elle est accessible via un double clic, sur la ligne concernée. Elle permet de compléter les données de la ligne du contrat.
Le « Coût de lancement » permet de pré initialiser le prix unitaire avec un coût fixe en plus du tarif catalogue.
Les champs « Semaine » et « mois » servent pour l'EDI Sup@irworld pour la distinction entre Horizon flexible (semaines) et Horizon Prévisionnel (mois).
Transit (voir Module Commande Client).

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6.5.4 Cas de l'appro partiel Image Modified

Si votre référence est constituée à la fois de besoins (composants – matières) fournis par le client et par votre société, on dira que votre article est géré en appro-partiel.
Pour cela il faut renseigner le type d'appro sur la ligne de contrat : « Appro partiel », le bouton « Appro partiel » s'active, il permet de stocker la nomenclature (à plat) des besoins de l'article et pour chacun des besoins l'approvisionneur qui peut être le client ou le stock propre de la société. Si vous initialisez le type d'appro. en Appro. partiel, une première construction de la configuration en automatique est proposée. 

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6.5.5. Gestion des groupes d'entreprise dans les contrats Image Modified

Les groupes d'entreprises permettent d'associer plusieurs clients entre eux, de manière à utiliser (ou non) le contrat d'un des clients du groupe si pour un article donné le client ne possède pas de contrat. Le groupe est utilisable pour les groupes d'entreprise qui possèdent plusieurs entités ou sociétés et pour lesquels un contrat groupe est applicable.
C'est dans l'écran « Groupe d'entreprise » que l'on peut accéder à la gestion des groupes d'entreprise.

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Exemple : Listes des clients d'un groupe.


Le passage dans la liste de droite se fait via un drag and drop des lignes sélectionnées (Cliquer/Glisser).

6.5.6.  Rafraîchissement des tarifs 

Cette procédure permet d'initialiser ou de mettre à jour le prix des contrats en utilisant la stratégie tarifaire sans toucher aux remises déjà négociées.

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6.5.6. Gestion des remises des contrats 

C'est la gestion des remises négociées avec le client sur un contrat ou un article particulier.
La gestion des remises se fait au travers d'un écran de basculement selon les filtres suivants : famille article, sous-famille article et code article…
Dans la liste de gauche, il est possible de saisir ligne par ligne les remises applicables. Il est possible aussi de saisir pour un ensemble de lignes sélectionnées la remise.

6.5.7. Evolution tarifaire Image Modified

Cette fonctionnalité permet facilement « d’augmenter » (ou diminuer) les tarifs d’un contrat ou partie d’un contrat via la saisie d’un taux d’augmentation ou de diminution du tarif.

7. Les outils 

7.1. Envoyer par Agora 

Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le client en cours.

7.2. Impression

Il s'agit des éditions disponibles.