Remarque :

Dans Helios ERP il est aussi possible de faire des liens vers des documents (scannés par exemple) non soumis à une gestion particulière. Ce sont par exemple des certificats de conformités matière lors des réceptions Fournisseurs.

Ce document est intégré à la base de données par défaut, mais il existe un paramétrage pour une gestion par Archivage ou Serveur de fichier afin de libérer de la place en BDD ( voirXXXXX).

Ces deux types de liens sont complémentaires et seuls les besoins de l’entreprise peuvent définir l’organisation à mettre en place autour de ces deux modes de gestion.

• La gestion du document peut être manuelle ou automatique.

Pour la suite de cette présentation, seule la gestion automatisée sera décrite puisque la gestion manuelle est laissée à la libre initiative de l’entreprise. En effet, une utilisation de la gestion manuelle doit être totalement maitrisée par l’ensemble du personnel, une mauvaise utilisation

• On ne peut pas changer de mode de gestion, d’automatique à manuel ou vice-et-versa.

• On ne peut pas supprimer un document en gestion automatique des versions si une version est valide.

• On ne peut pas revenir en arrière une fois que l’on a validé une version en gestion automatique

Par exemple sur une gamme validée, l’évolution d’un document entraînerait la modification de la gamme puis modification du lien. Un nouvel indice devrait alors être géré même si cela n’est pas justifié (voir Module GAMME).

Pour éviter cela, il existe dans Helios ERP la notion de :

Lien flottant : le lien se fait toujours sur le dernier indice valide. Ce lien évolue «tout seul», sans impact sur les gammes

Lien fort : le lien se fait sur un indice valide et toute évolution «peut» avoir des conséquences sur la gestion de la gamme, de l’article, …

L’utilisateur clique sur le bouton Import

• Le système va récupérer le fichier dans C:\HeliosII\DOC_TECH\GEST_DOC.TXT

• Le système créé la ligne et attache le document correspondant.