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2. Les codificateurs de la GED
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Avant d'aborder la notion de GED, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la GED
Parmi ces codificateurs, on note :
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3. L'écran principal GED
II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2
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La référence et la désignation du document sont modifiables à n’importe quel moment.
4. L'onglet version du module
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GED 
Cet onglet permet de visualiser l'historique du document sous forme de liste classée du plus ancien au plus récent.
Il est possible d'ouvrir l'écran secondaire des version via le bouton version
ou un double clic sur la ligne de l'onglet version.
4.1 Ecran secondaire détail des versions
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Chaque version du document correspond à un indice avec ses caractéristiques, son fichier associé et son statut.
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Un module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à chaque version.
4.1.1. Origine et Fichier joint
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Un fichier peut être associé à chaque version du document. Cette association se fait par le type du document (fichier modèle) ou directement depuis l’explorateur pour être intégré à la base de données.
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Sa visualisation peut se faire par un double Click sur l’encadré ou par le bouton de visualisation .
4.1.2. Evolution du document
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L’évolution automatique du document suit un processus bien défini qui dépend du statut du document.
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Les actions disponibles dans l'écran des version sont les même que sur l'écran principal ( Visualisé / Abonné/ Distribution / Historique/Supprimer) voir ci dessous:
5. La Toolbar de la fiche "GED"
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5.1. Les notes du module "GED"
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5.2. Suppression de la fiche du module "GED"
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Le bouton Supprimer est disponible si l'opérateur a la compétence correspondante à la compétence Superviseur dans le Paramétrage de la GED.
Cette suppression supprime également tout l’historique de ce document et toute la traçabilité induite sur des OFs de ce document.
5.3. Modification de la fiche du module "GED"
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L'utilisateur peut modifier l'ensemble des champs de la fiche sauf :
le type de document
le nombre de signature ( en gestion automatique uniquement)
si on applique une gestion automatique ou manuel sur la fiche.
6. Les Actions de la Fiche "GED"
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6.1. Visualiser de la fiche du module "GED"
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Cette fonctionnalité permet d’afficher le document de la ligne sélectionnée.
Le système affichera le document avec le soft correspondant installé sur le PC du client
6.2. Suspendre/Réhabiliter de la fiche du module "GED"
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Les deux actions sont disponible uniquement pour une version validée, l'une est le pendant de l'autre.
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Le Document redevient visible dans la distribution ou lors de la création de l OF
7. Les Liens de la fiche du module "GED"
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7.1. Abonnés de la fiche du module "GED"
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Chaque liste d’abonnés est à définir à partir des informations saisies dans les Modules Personnel, Clients, Fournisseurs, Sous-traitants et tous les contacts associés.
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Chaque abonné aura un mode de diffusion associé : papier ou mail pour une gestion automatique assurée par Helios ERP, mais il est possible d’en définir d’autres. Ils sont à définir dans la Codification Modes de Diffusion.
7.2. Diffusion de la fiche du module "GED"
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La diffusion du document se fait par rapport à la liste d’abonnés 
(voir chapitre précédent) et au mode de diffusion associé à l’interlocuteur.
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Dans les paramétrage de la GED il est possible de définir des valeurs par défaut (URL/Mode de diffusion) ou un site FTP pour la mise a disposition des document
7.3. Distribution de la fiche du
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module "GED"
7.3.1. Types de liens
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Comme décrit ci-dessous, tout document peut être associé à un enregistrement d’Helios ERP : Compétences, Agréments, … pour les liens les moins sensibles mais aussi et surtout pour les Articles, les gammes et les phases de gamme puisque toute modification d’un document peut entraîner une modification du lien.
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Le choix de gestion est laissé libre.
7.3.2. Distribution
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La distribution d’un document sur les articles, les gammes, les phases de gamme, Composant, Matière, Consommable, Outillage, Qualité, Client, Devis, Commande client, Agrément, Compétence, Gamme type, Phase type, Procédé et procédé phase peut se faire directement depuis le module gestion documentaire :
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Il sera toujours possible de « réhabiliter » un document en revalidant la version opérationnelle du document ou en passant par le menu Fiche/Réhabiliter.
7.4. Historique des diffusions de la fiche du module "GED"
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Un historique des diffusions 
est consultable depuis l’entête ou depuis chaque version pour assurer la traçabilité des diffusions, même sur les documents «ANNULES».
7.5. Accusé de réception de la fiche du module "GED"
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Le système vérifie dans la boite de réception de l’opérateur si il y a un AR.
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Attention, si les accusés de réceptions sont supprimés manuellement de la boite de réception, les dates de réceptions ne seront alors pas mises à jour. |
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7.6. Rafraîchir OF de la fiche du module "GED"
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Permet suite a une modification de rafraichir les indices qui ont évolué en GED sur les OF ou ils sont liés
7.7. Compléter OF de la fiche du module "GED"
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Permet d'injecter une GED nouvelle (ou qui était suspendue) à des OFs qui ne l'avaient pas au départ suite a une distribution sur un article, gamme ou phase.
7.8. Société de la fiche du module "GED"
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Permet de lié la fiche de GED a une ou des sociétés.
8. Les Outils du module "GED"
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8.1. Importer du
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module "GED"
Pour utiliser cet outil il faudra au préalable créer les types de document dans les codification et avoir exécuter la macro GEST_DOC (J:\EDI\HeliosII\Gestion documentaire)
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8.2. Document non diffusés du module "GED"
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Cet outil permet de lister les versions de documents valides pas diffusées.
On peut dés lors dans l’écran de basculement sélectionner les versions à diffuser et les diffuser suivant les configurations présentées ci-dessus
8.3. Agora du module "GED"
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8.4. Imprimer du module "GED"
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La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export
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L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application
9. Le Paramétrage du module "GED"
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Il permet d’initialiser l’adresse URL et de choisir si cette adresse est modifiable ou non depuis la version du document.
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