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Sommaire
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Table of Contents

​1. Introduction II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2

...


Remarque :

Dans Helios ERP il est aussi possible de faire des liens vers des documents (scannés par exemple) non soumis à une gestion particulière. Ce sont par exemple des certificats de conformités matière lors des réceptions Fournisseurs.

Ce document est intégré à la base de données par défaut, mais il existe un paramétrage pour une gestion par Archivage ou Serveur de fichier afin de libérer de la place en BDD ( voirXXXXX).

Ces deux types de liens sont complémentaires et seuls les besoins de l’entreprise peuvent définir l’organisation à mettre en place autour de ces deux modes de gestion.

  • La gestion du document peut être manuelle ou automatique.

Pour la suite de cette présentation, seule la gestion automatisée sera décrite puisque la gestion manuelle est laissée à la libre initiative de l’entreprise. En effet, une utilisation de la gestion manuelle doit être totalement maitrisée par l’ensemble du personnel, une mauvaise utilisation

  • On ne peut pas changer de mode de gestion, d’automatique à manuel ou vice-et-versa.

  • On ne peut pas supprimer un document en gestion automatique des versions si une version est valide.

  • On ne peut pas revenir en arrière une fois que l’on a validé une version en gestion automatique


2. Les codificateurs de la GED II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2

Avant d'aborder la notion de GED, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la GED
Parmi ces codificateurs, on note :


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titleLes types de documents

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Les Types de documents
Les Types de documents


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titleLes types des abonnés

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Les Abonnés
Les Abonnés

3. L'écran principal GED II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2

Cet écran permet de définir l’entête de chaque document qui sera ensuite géré par version ou indice.

...

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titleEn savoir plus

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Notes
Notes

5.2. Suppression de la fiche du module "GED"II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2

Le bouton Supprimer est disponible si l'opérateur a la compétence correspondante à la compétence Superviseur dans le Paramétrage de la GED.

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Attention, si les accusés de réceptions sont supprimés manuellement de la boite de réception, les dates de réceptions ne seront alors pas mises à jour.

7.6. Rafraîchir OF de la fiche du module "GED"II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2

Permet suite a une modification de rafraichir les indices qui ont évolué en GED sur les OF ou ils sont liés

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Permet de lié la fiche de GED a une ou des sociétés.

8. Les Outils du module "GED"II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2

8.1. Importer du module "GED"II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2

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L’utilisateur clique sur le bouton Import

  • Le système va récupérer le fichier dans C:\HeliosII\DOC_TECH\GEST_DOC.TXT

  • Le système créé la ligne et attache le document correspondant.


8.2. Document non diffusés du module "GED"II.12. La Gestion Documentaire (GED) 2

Cet outil permet de lister les versions de documents valides pas diffusées.

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