Table of Contents
1. Introduction 
Ce module a pour but de gérer toutes les pièces comptables relatives à vos commandes Fournisseurs :
- il assurer le lien entre les commandes Fournisseurs, les livraisons associées et la facturation de celles-ci.
- il permet "d' exporter" vers votre comptabilité, dans la limite des interfaces existantes.
- il permet de gérer les avoirs Fournisseurs. Ces avoirs sont gérés directement par ligne de facture pour assurer des bilans de commandes prenant en compte les prix vendus mais aussi le montant des avoirs.
- il assure tout le suivi des factures dans le cadre de l’EDI par l’envoi d’un fichier informatique au format exigé par vos Fournisseurs.
2. Les codificateurs de la Facturation Fournisseur
Avant d'aborder la notion de facturation Fournisseur, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des facturation Fournisseurs.
Parmi ces codificateurs, on note :
3. L'écran principal Facturation Fournisseur
Une facturation Fournisseur sous Hélios ERP définie par un code et N° de facture
Une facture concerne un seul Fournisseur mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs BL différents (voir lignes). Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande. Elle n’est pas modifiable
Cet écran permet de visualiser les informations de la facturation Fournisseur :
- La date de facturation est calculée automatiquement par Hélios, d’après le mois de facturation choisi lors de la création de la facture et d’après le paramètre «jour maximum pour la date de facturation» (voir Module Paramétrage H2 ->Facturation) mais peut être modifiée par l’utilisateur.
- La date d’échéance est calculée automatiquement par Hélios, lors de la création de la facture en fonction du paramétrage des factures (Module Paramétrage) :
Ces choix sont paramétrable mais reste modifiable par l’utilisateur.
- La date de livraison du 1er BL facturé et le mode de règlement.
- La date de facture et le mode de règlement.
- La date d’expédition du 1er BL facturé + le mode de règlement.
- Le mode de règlement, le type de TVA et la TVA sont ceux, par défaut, de l’adresse de facturation du Fournisseur qui est ramenée automatiquement par Hélios lors de la création de la facture (voir ci-dessus). Ils sont modifiables sur la facture.
- Le statut d’une facture est mis par défaut à «en attente» ; il passe automatiquement à «envoyée» lors de son envoi. Le passage au statut «réglée» se fait manuellement en modification ou à l’aide de la fonction Régler.
- LeN° COMPTA est un témoin de transfert en comptabilité. Mis à jour lors des exports, il empêche tout nouvel export pour cette facture et toute suppression.
Contri Env. : Contribution environnementale (FACTURE.TAXE_ENV) n’est visible que si le paramétrage n’est pas coché (si cochée la saisie se fait à la ligne de facture ( voir Module Paramétrage H2 → Facturation) lors de la la modification, mettre à jour le champ montant taxe environnementale
Montant HT : Le champ montant final est un champ calculé à partir de la formule : round(if(montant - if(isnull( mtt_acpt_fact) , 0, mtt_acpt_fact ) < 0, 0, montant - if(isnull( mtt_acpt_fact) , 0, mtt_acpt_fact )), 2)
Escompte : Champ compute_1 calculé : la valeur de l’escompte est présent sur le mode de règlement associé à la facture (COND_REG.ESCOMPTE) : montant * escompte / 100
Résultat TVA : mtt_tva_final calculé : round(if( compute_2 - if(isnull( mtt_acpt_tva ), 0, mtt_acpt_tva ) < 0, 0, compute_2 - if(isnull( mtt_acpt_tva ), 0, mtt_acpt_tva )), 2 )
- Montant TTC : champs calculé : mtt_final+ if(isnull(port), 0, port) + if(isnull(emballage), 0, emballage) + if(isnull( mtt_taxe_env ), 0, mtt_taxe_env ) + mtt_tva_final - compute_1
TVA : Champ compute_2 calculé : montant - compute_1 + port + emballage + if(isnull(mtt_taxe_env), 0, mtt_taxe_env)) * (tva / 100)
Champs % : Comprit entre 0 et 100
4. Les Onglets
4.1. L'onglet "Suivi" du module "Facturation Fournisseur"
Affichage d'une boite a onglet Suivi correspondant a l'entête.
- lignes de facture Si l'opérateur double clique sur la ligne l'écran secondaire des lignes s'ouvre
- Réception : ligne des réception fournisseur correspondant a la commande fournisseur de la facture
- Contrôle : ligne des Contrôle fournisseur correspondant a la commande fournisseur de la facture
- Qualité : Non conformité correspondant a la commande fournisseur de la facture
4.2. L'onglet "Adresse" du module "Facturation Fournisseur"
L’adresse de facturation est à choisir parmi celles saisies pour ce Fournisseur dans le module Fournisseurs. Lors de la création de la 1ère ligne de facture, Hélios ramène par défaut l’adresse de facturation de la commande Fournisseur portée par la ligne de BL facturée. Cependant, une facture contient une seule adresse de facturation, un seul mode de règlement et un seul type et taux de TVA issu de l’en tête de la commandes (un type de TVA + un taux de TVA = un compte de vente). Il faut donc les regrouper par caractéristiques.
5. La Toolbar de la fiche "Facturation Fournisseur"
5.1. Les notes du module "Facturation Fournisseur"
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5.2. Fichiers liés du module "Facturation Fournisseur"
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5.3. "Ligne" du module "Facturation Fournisseur"
Une ligne de facture concerne une ligne de BL avec une quantité facturée et un prix unitaire facturé. Cette quantité est au plus égale à la quantité livrée de la ligne de BL, une ligne de BL pouvant être partiellement facturée.
Le prix unitaire facturé est récupéré de la ligne de commande mais peut être modifié par l’utilisateur.
Il est possible de créer une facture avec des lignes concernant des BL différents et donc, éventuellement, des commandes différentes ; ceci à condition que ces BL concernent le même Fournisseur.
Hélios interdit de facturer sur une même facture un ensemble des lignes de BL dont les commandes correspondantes n’ont pas :
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Les livraisons et avoirs liés à la ligne de facture sont directement consultables depuis cette ligne
5.4. Création Facture du module "Facturation Fournisseur"
La création de facture se fait directement par un écran de basculement vous proposant toutes les lignes de BL en attente de facturation.
Le basculement peut être massif, les regroupements seront directement effectués en fonction du critère choisi sur les Fournisseurs (voir Module Fournisseurs).
Pour créer une ligne de facture, il suffit alors d’indiquer la quantité à facturer. Par défaut, elle est initialisée avec la quantité restant à facturer.
Il est possible d’ajouter des lignes de facture sur une facture existante si celle-ci n’est pas envoyée.
Il existe plusieurs types de blocages lors de la création de facture :
- Si le paramètre «bloquer la facturation des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage, Personnaliser module Facturation) et si la commande Fournisseur associée n’est pas validée (voir «validée par» dans le Module Commandes Fournisseurs)
- Si l’option «bloquer la facturation» a été cochée pour cette ligne de BL
- Si l’option «BL sans facture» a été cochée
- Si l’option «uniquement les BL du mois» a été choisie, s’il s’agit d’un BL en retard
- Si le BL n’a pas été «envoyé»
- Si le prix de cette ligne de BL est à 0.
- Si le BL est un BL retour Fournisseur (voir Paramétrage Module Livraison)
Remarques :
- Seules les pièces livrées peuvent être facturées.
- Si le prix unitaire de l’article est à 0 sur la commande, celle-ci est automatiquement bloquée même si les pièces sont livrées.
- Les acomptes non facturés et dont la date d’acompte est inférieure ou égal au mois de facturation choisi.
5.5 Suppression d'une Fiche facturation Fournisseur
Une facture ou un avoir étant des pièces comptables, ils ne peuvent plus être modifiés ou supprimés s’ils ont été transférés en comptabilité.
Le témoin de transfert est symbolisé par le numéro en compta visible sur l’interface et non modifiable.
5.6. Journal BL du module "Facturation Fournisseur"
Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi de vos facturations. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur (sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise) pour toutes vos facturations.
Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement
6. Les Actions de la Fiche "Facturation Fournisseur"
6.1. Réguler de la fiche du module "Facturation Fournisseur"
Cette option de menu permet d’envoyer les factures qui sont «en attente», c’est-à-dire de les valider informatiquement, avec mise à jour des quantités facturées sur les lignes de BL et sur les lignes de commandes Fournisseurs, mise à jour des statuts des BL et des commandes Fournisseurs, ainsi que de les éditer.
Une fois envoyée, la facture passe au statut «envoyée» ; elle est alors transférable en comptabilité.
Le bouton EDI permet, en plus des opérations décrites ci-dessus, de générer un fichier texte qui pourra être envoyé par la station Green Loop.
6.2. Vérifier de la fiche du module "Facturation Fournisseur"
Le passage du statut de l’avoir de «envoyé» à «réglé» se fait manuellement en modification ou par l'écran de basculement qui permet de régler plusieurs factures à la fois.
Un écran présente la liste des factures qui ont le statut «envoyée» et l’utilisateur choisit toutes celles qu’il veut passer dans le statut «réglée».
Cela permet de sortir les factures réglées de l’échéancier (voir Module Bilan)
6.4.Payer de la fiche du module "Facturation Fournisseur"
6.5.Comptoir de la fiche du module "Facturation Fournisseur"
La fonctionnalité de Facture comptoir permet de créer directement la commande, le BL et la facture depuis le module Facturation.
Lors de la création, Hélios vous remonte la liste des articles ayant du stock disponible donc pouvant faire l’objet d’un BL immédiat. Si ce n’est pas le cas, il faut absolument libérer des pièces en réservant pour les rendre disponibles. Les lignes de commandes alors sans pièces se mettront automatiquement à jour pour passage au CBN.
Comme pour les commandes Fournisseurs classiques, Hélios récupère le prix de la fiche article ainsi que les adresses principales de livraison et de facturation associées au Fournisseur. Ces informations sont modifiables.
Le Prix Unitaire est obligatoire pour déclencher la création de la facture.
Le BL et la facture sont automatiquement envoyés par papier dans le format associé au Fournisseur.
Depuis cette option, nous avons aussi la possibilité d’émettre des lignes de factures associées à des lignes de BL de type prestation : aucune pièce n’est donc sortie du stock (attention de ne pas confondre avec la gestion des acomptes).
7. Les liens du module "Facturation Fournisseur"
7.1. Avoir de la fiche du module "Facturation Fournisseur"
Ce module permet de créer et de gérer l’envoi et l’export d’avoirs.
Liés à une facture, ils se définissent à la ligne de facture. Pour chacune d'elle, indiquez le montant de l'avoir. Ce montant est alors réparti :
- En avoir sur un montant non exprimé en nombre de pièces.
- En montant exprimé en nombre de pièces refacturables (quantité * Prix Unitaire facturé).
- En montant exprimé en nombre de pièces non refacturables (quantité * Prix Unitaire facturé).
- Un avoir sur le port.
- Un avoir sur l’emballage.
Dans tous les cas, le montant d’une ligne ne peut être supérieur au montant facturé sur la ligne.
L’ajout de ligne sur un avoir est possible depuis les lignes d’avoirs. Il n’est valable que pour les lignes de la facture concernée par la ligne d’origine.
Un journal d’évènements pour aussi être associé à l’avoir
8. Les outils du module "Facturation Fournisseur"
8.1. Agora du module "Facturation Fournisseur"
8.2. Impression du module "Facturation Fournisseur"
La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le Fournisseur pour effectuer une visualisation/Impression/export
L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application si l'habilitation Runtime est assigné en plus de l'impression
9. Paramétrage du module facturation Fournisseur
(Module Paramétrage H2->facturations)
Ce module permet de mettre en place les règles de gestion liées au module :
- blocage de la création d’une facture en fonction de la validation de la ligne de commande
- calcul d’échéance en fonction des dates de livraisons ou de facture.
- définir le jour maximum de prise en compte d’un BL (BL du mois ou en retard) et d’une facture sur un mois donné.
- Dans le cadre du multi société, généré toutes les factures pour la société 0
Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module Facturation, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.