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Table of Contents
1. Introduction 
Le module Stock Matières et comp a pour but de gérer le stock de tous les éléments achetés dans Hélios et intégrés dans les nomenclatures d’articles. Il assure ainsi la cohérence entre les entrées de stock, issues des commandes fournisseurs, et les sorties issues des OF.
Ces entrées/sorties permettent de préserver la traçabilité de vos fabrications et de définir les quantités disponibles sur stock. Toutes ces valeurs seront reprises lors du calcul des besoins pour « poser » des réservations au titre des commandes clients ou des ensembles. De manière plus classique, Hélios gère le stock avec des emplacements, des valorisations, des N° de lot, de CC,…
De plus, il est possible de gérer des stocks dédiés à un client, qui est alors son propre et unique fournisseur, et sur lequel ne pourront réserver que les commandes du client concerné (voir Appro client Module Clients).
Pour finir, Hélios permet d’assurer la cohérence entre les besoins émis par les OF et la quantité disponible en stock. C’est la gestion des chutes ou plus exactement des formats restants.
Nous parlerons maintenant des stocks pour parler des stocks Matières
- Les entrée de stock
- Les sortie de stock
- La Gestion documentaire (GED) associés .
- Stock de consignation
- Prix
- Mouvement de stock
- Statistique
- Inventaire du stock
- ...
2. Les codificateurs du Stock Matière
Avant d'aborder la notion de stock Matière, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des stock Matières.
Parmi ces codificateurs, on note :
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3. L'écran principal Stock Matière
Les stock Matières sont identifiés par un code numérique unique qui est le même que celui de la fiche Matière et une référence Matière unique.
Il existe une fiche de stock par élément défini dans la base catalogue. Créée manuellement ou lors de la création d’un lien fournisseur avec la priorité la plus forte ou lors du premier lancement au CBN, elle ne peut plus être supprimée dès lors qu’il existe une entrée. Les données affichées sont automatiquement renseignées dans le cas d’un lien fournisseur, sinon, il faut les compléter.
La 1ère partie de la fiche remonte les caractéristiques de l’élément créées sur la fiche propre de l’élément. Le code de la fiche stock est le même que celui de la fiche propre de l’élément.
La 2ème partie définit la composition physique du stock :
- Quantité en stock : nombre d’éléments encore présents et valorisés dans le stock.
- Quantité BL + except. : nombre d’éléments présents en stock et provenant d’une livraison ou d’une entrée exceptionnelle (pour les matières : format d’origine).
- Quantité chute : nombre d’éléments présents en stock et provenant d’une chute.
- Quantité réservée sur stock : nombre d’éléments présents dans le stock et réservés pour des lignes de commandes clients ou pour des ensembles.
- Quantité disponible : nombre d’éléments en stock et non réservés.
- Quantité en commande : nombre d’éléments en cours de commande pour le stock. Ils ne sont pas valorisés.
- Quantité réservée sur en-cours : nombre d’éléments qui vont entrer en stock et qui sont déjà réservés pour des lignes de commande client.
- Quantité en att. de ctrl.: nombre d’éléments livrés mais non contrôlés (si le contrôle a été demandé).
- Quantité à intégrer : nombre d’éléments livrés et ou contrôlés qui ne sont pas encore intégrés au stock (paramétrage : intégration non automatique) ou après décision de NC achats d’acceptation en l’état.
- Quantité disponible : nombre d’éléments qui vont entrer en stock, non réservés et «non à réserver».
Hélios ERP gère automatiquement le passage de l’encours de commande au stock « ferme » en fonction du paramétrage des réceptions et du contrôle des commandes fournisseurs. Toute réception génèrera une entrée de stock. C’est la garantie de la traçabilité !
Remarque : Dans les types de gestion de stock autres que unitaires, par exemple longueur ou surface, la quantité disponible en stock n’est qu’indicative. Hélios gère tous les formats définis. Même si la quantité est suffisante, Hélios n’aura pas forcément le format adapté au besoin.
4. Les Onglets
4.1. l'onglet "Stock Matière " du module " Stock Matière"
Les information ci dessous sont liés a la fiche de stock afin de déterminer:
- L’unité de stockage.
- L’unité de réapprovisionnement : elle peut être différente de l’unité de stockage. Si c’est le cas, il faudra un coefficient de conversion entre ces 2 unités. Ce coefficient pourra être automatiquement renseigné pour une matière dont on connaît la densité, avec comme unité des M et des KG. Sinon, il faudra renseigner ce coefficient ; il n’est pas nécessaire de renseigner les conversions dans une même unité, notamment 1M = 1000 MM.
- La situation : permet d’indiquer la situation géographique de stockage de l’élément. Cette situation peut être gérée sur la fiche stock ou bien sur chacun des mouvements d’entrées en stock.
- Le seuil de sécurité : c’est la quantité en dessous de laquelle le calcul du besoin ne pourra plus faire de réservation. Il n’est actuellement pas géré à cause des formats sur les matières (uniquement géré sur les articles).
- Le seuil de réappro : quantité en dessous de laquelle on doit réapprovisionner le stock. Hélios détecte qu’un élément est à réapprovisionner dès que : Qté dispo. dans le stock + Qté dispo. dans les en-cours + Qté prête à lancer en réappro < Seuil de réappro.
- Le délai de réappro : sert à donner une date de livraison aux demandes d’appro.
- La quantité de réappro : c’est la quantité commandée dans les demandes d’appro. Si la quantité de réappro. est égale à zéro, la quantité commandée sera égale à la différence entre le seuil de réappro. et la quantité disponible.
Il est à noter que le réapprovisionnement des Composants et des Matières se fait dans le Module Commandes Fournisseurs (voir options de menu Commande Basculer Demande d’appro et Ligne de commande Basculer Demande d’appro). Attention à gérer correctement la notion d’Appro. Client, avec le bon client, si elle est nécessaire pour la gestion de stock dédié (voir Module Commandes Clients).
4.2. L'onglet "Informations stocks" du module "Stock Matière"
Boite a onglet avec :
- Adresse Actuelle : Adresse du stock
- Entrées : Historique des entrées
- Sorties sur OF : Historique des Sorties sur OFs
- Sorties sur BL : Historique des Sorties sur OFs
- Prison : Visualisation des mouvements bloqués par la création d’une NC stock purge ainsi que ceux qui n’ont pas été réintégrés après décision.
- Chutes disponible : Permet de voir les chutes de la matière disponible.
4.3. L'onglet "Analyse de la couverture" du module "Stock Matière"
4.4. L'onglet "Réservations sur encours" du module "Stock Matière"
Cet onglet permet de visualiser la liste des réservations sur les commandes en cours. Ce n’est qu’une grille de visualisation mais qui peut être exporté
4.5. L'onglet "Commandes en cours" du module "Stock Matière"
Cet onglet permet de visualiser la liste des commandes en cours pour l’élément. Ce n’est qu’une grille de visualisation.
4.5. L'onglet "OFs en cours" du module "Stock Matière"
5. La Toolbar de la fiche "Stock Matière"
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour l'Matière sélectionné.
5.1. Liste des Matières du module "Stock Matière"
Ouverture d'un écran secondaire contenant la liste des Matières non liées au stock.
Cette fonctionnalité est disponible uniquement pendant la création de la fiche de stock afin de changer de Matière si il y a eu une erreur lors de la sélection du Matière.
5.2. Suppression d'une Fiche "Stock Matière"
Permet de supprimer une fiche si il n'y a pas déjà une quantité disponible en cours.
5.3. Impression d'une Fiche "Stock Matière"
L'impression de la toolbar lance l'impression via le serveur d'application Helios ERP si l'opérateur a les droits et que l'administrateur a installé le runtime du serveur d'application.
Sinon il faudra utiliser l'impression H2 depuis le menu outils
6. Les Actions de la Fiche "Matière"
6.1. Entrées stock de la fiche du module "Stock Matière"
L’entrée en stock est réalisée en automatique par la saisie du BL fournisseur ou par le contrôle effectué après réception (voir Module Commandes Fournisseurs).
Néanmoins, l’entrée en stock peut être différée si l’option Entrée en stock automatique (voir Module Paramétrages – Commandes Fournisseurs) n’est pas cochée, elle se fera lorsque l’utilisateur aura intégré son BL (option Intégration du menu Commandes Fournisseurs).
Chaque entrée de stock permet de mettre à jour vos quantités de stock et de les valoriser.
Il est également possible de créer une entrée manuelle dans le stock pour, par exemple, la régulation du stock lors de l’inventaire.
Chaque entrée est alors identifiée par:
- Le numéro de BL du fournisseur
- Une date d’entrée
- Une date de péremption (c’est le date maximale de validité du mouvement, gérée par le Calcul des Besoins)
- Une Quantité entrée
- Un N° de CC
- Un N° de lot
- Une situation
- Une valorisation du mouvement
- Un N° ident, il est l’identifiant unique du mouvement d’entrée.
Il est à noter que les N° CC, N° Lot, Situation, Date de péremption sont automatiquement récupérés des BL saisis en réception de Commandes Fournisseurs. Ces données sont modifiables.
La valorisation du mouvement d’entrée se fait dans un premier temps par rapport au prix commandé, et ensuite par rapport au prix facturé. Si le mouvement est partiellement facturé, la valorisation s’effectue au prorata du prix commandé et du facturé. Même remarque en cas d’avoir.
Décomposition d’un mouvement d’entrée en lignes :
Un mouvement d’entrée est automatiquement décomposé en plusieurs lignes, chacune correspondant à une unité de format.
Par exemple, un mouvement d’entrée de 3 barres de 3 m sera décomposé en 3 lignes de 1 barre de 3 m. Cette décomposition vous permettra, pour une seule entrée, de gérer 3 formats identiques au départ mais indépendants par la suite.
Chaque ligne est identifiable, notamment pour gérer des stocks déportés tels que des bobines de fil par exemple.
Cet écran vous permet donc de visualiser toutes les entrées de stock, les sorties correspondantes sur OF, et de gérer les réservations à la ligne, c'est-à-dire au format. En effet, ce format étant clairement identifié, le CBN peut assurer lors des réservations la faisabilité technologique par rapport au besoin
Toutes les informations annexes : valorisation, situation, date de péremption, … sont gérées au mouvement d’entrée donc communes à toutes ses lignes.
6.1.1 Fichiers Liés
Ce bouton vous donne accès à votre arborescence informatique (à gauche) depuis laquelle vous pouvez faire glisser un, ou plusieurs, document(s) vers la base de données Oracle (à droite).
Pour annuler ou supprimer un fichier de la base de données, vous pouvez faire glisser le document vers le bas : Poubelle.
Les documents que vous liez sont directement associés à l’enregistrement sur lequel vous êtes.
Vous pourrez donc directement depuis ce bouton associer vos certificats de conformité matières à chacune des entrées en stock.
6.1.2. Notes
Un Module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à l’entrée de stock.
6.1.33 Les Sorties sur panoplies d’OF
Si plusieurs OF peuvent être servis sur une ou plusieurs tôles, plutôt que de faire x sorties normales et x intégrations des chutes, il est possible de fonctionner dans l’autre sens. On part de la tôle et on indique le nombre de formats que l’on veut mettre pour chaque OF. Dans le cas d’une découpe de tôle en panoplie, une seule sortie sur panoplie est nécessaire pour faire l’équivalent de toutes les sorties normales de chacun des OF. La sortie sur panoplie peut être faite sur plusieurs tôles à la fois en automatique ou en manuel.
Les sorties sur panoplie sont possible aussi sur les chutes !
On peut également rajouter au format du besoin un trait de coupe. De plus si vos besoins nets sont différents des besoins bruts, alors la sortie se fera par rapport aux besoins nets.
Cette option existe aussi dans les stocks Matières et Matières clients.
6.1.4. Plans de coupe
Pour les matières de type surface, Hélios vous propose un plan de coupe associé à chaque ligne d’entrée. Vous pouvez ainsi visualiser (depuis le stock ou l’écran des sorties normales des OF) la disposition suivie par Hélios sur le format associé.
Vous serez alors sûr, puisque Hélios a posé les réservations, d’avoir suffisamment de matière et les formats adéquats pour vos articles. Hélios respecte le sens de fibrage lorsque celui-ci est imposé sur les liens Articles-Matières.
| Remarque : Le CBN d’Hélios n’optimise pas les positionnements successifs de vos OF sur les lignes d’entrées. Il ne tient pas compte non plus des caractéristiques et contraintes de vos machines, notamment celles liées aux découpes fils, laser, … |
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6.2. Sorties stock de la fiche du module "Stock Matière"
Une sortie de stock se fait par rapport à un (ou plusieurs) mouvement(s) d’entrée en stock.
Il existe 2 façons d’effectuer les sorties de stock :
- Depuis le module OF, elles sont réalisées de manière automatique, semi-automatique, ou manuelle. Ces sorties viennent alors s’inscrire sur l’écran de sorties de stock (voir Module OF - Sorties Normales).
Depuis le Module Stock, elles sont alors manuelles. Elles peuvent « servir » un besoin pour un OF ou corriger un stock
Pour créer une sortie liée à un OF :
- Choisir le BL d’entrée sur lequel vous voulez sortir l’élément.
- Ensuite, choisir l’OF (il n’y a pas de restriction sur l’OF) sur lequel vous désirez le donner. Attention la quantité sortie ne peut être supérieure à la quantité entrée.
Il est également possible de créer une sortie manuelle dans le stock pour, par exemple, la régulation du stock lors de l’inventaire (OF de sortie = 0).
Un Module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à la sortie de stock.
Les lignes permettent de cibler sur quelle ligne du mouvement d’entrée la sortie vient de se positionner. En effet, seul le format correspondant est impacté.
6.3. Initialiser de la fiche du module "Stock Matière"
C’est une option du menu Stock qui permet de remettre à jour toutes les quantités sur le stock en balayant toutes les entrées et sorties, toutes les commandes d’achats en cours et toutes les réservations posées.
Dans le module paramétrage maintenance, la fonctionnalité « restauration du stock » permet de lancer une initialisation sur l’ensemble des stocks.
6.4. Réservation / Réservation sur encours sur Matière de la fiche du module "Stock Matière"
Les réservations sur encours sont posées sur des commandes fournisseurs en cours de commande. Une fois ces commandes réceptionnées et/ou contrôlées (voir Module Commandes Fournisseurs), la quantité en commande dans le tableau passe automatiquement en stock, et la réservation sur en-cours va alors devenir une réservation sur stock. Hélios vérifie que le format entré en stock est toujours valable pour la faisabilité des pièces.
Les réservations sur stock sont automatiquement posées par Hélios :
- Lors du Calcul des Besoins (si l’utilisateur utilise les options matières\Matières).
- Lors de la saisie des BL fournisseurs. Hélios reporte alors les réservations sur encours en réservations sur BL après vérification des formats.
Si ceux-ci ne sont pas valables, Hélios analyse de nouveau les stocks pour essayer de trouver un autre format capable des pièces et, le cas échéant, propose de régénérer le manque pour recommander (voir Module Commandes Fournisseurs, Basculer Besoin).
Les réservations posées par le Calcul des Besoins sur les mouvements d’entrées sont de type FIFO. Le CBN tient compte des dates de péremption lorsqu’il pose ses réservations sur BL. La date prise en compte est la date de début d’OF. Si cette date de péremption est dépassée, il n’y aura plus de réservation mais le mouvement est à réguler manuellement. Une liste peut être mise en place à cet effet.
Lors de la modification ou de la suppression d’une réservation concernant un Matière ou une matière, Hélios demande à l’utilisateur s’il souhaite régénérer le manque, afin de pouvoir éventuellement rebasculer cette ligne de manque en commande (voir Module Commande Fournisseurs).
6.5 Chutes sur Matière de la fiche du module "Stock Matière"
Les chutes ne peuvent être gérées que pour les éléments dont l’unité de gestion est différente de l’unitaire. Il n’y a donc pas de gestion de chute sur les composants. De plus elle ne l’est que pour les matières qui ont la coche «Gestion de la chute».
Cette notion de chute est très importante car elle permet de redéfinir des formats et donc de s’assurer des réservations posées par le CBN.
Ces chutes sont automatiquement intégrées dans le stock lorsque la quantité sortie sur un OF est inférieure à celle du mouvement d’entrée.
Pour les gestions de type surface, cette intégration est manuelle pour s’assurer du format exact. Il est alors possible de réintégrer le restant sous forme de chutes ou de le ferrailler.
Pour cela, Hélios vous propose la quantité à réintégrer ; il vous reste alors à préciser si vous voulez en ferrailler tout ou partie, ou bien associer à la quantité à réintégrer une forme de chute et ses dimensions associées. La chute est donc réintégrée en stock, en gardant comme information le N° et la ligne de BL de l’entrée initiale en stock. Elle en garde donc toutes ses caractéristiques.
Depuis ce module, vous pouvez créer des chutes (dans le cas d’un inventaire), modifier l’intégration (pour rajouter des informations sur la chute) et supprimer (si pas de mouvement dessus).
Le CBN pose également des réservations sur les chutes. Celles-ci sont posées en priorité sur les chutes par ordre croissant de taille si les quantités et le format le permettent.
Tous les écrans liés aux chutes sont identiques à ceux des BL, notamment le plan de coupe.
6.6 Sorties sur Chutes sur Matière de la fiche du module "Stock Matière"
Cet écran a la même fonctionnalité que les sorties sur BL mais il ne concerne que les formats réintégrés en stock sous forme de chute (voir 23.4 Les Sorties sur OF).
Si la totalité de la chute n’est pas sortie, il est alors possible de réintégrer le restant sous forme d’une nouvelle chute. Le raisonnement est alors le même sur cette nouvelle chute.
6.7 Réservations sur Chutes sur Matière de la fiche du module "Stock Matière"
Cet écran a la même fonctionnalité que les réservations sur BL mais il ne concerne que les formats réintégrés en stock sous forme de chute (voir 23.6 Les Réservations). Cependant, il est à noter que le CBN pose prioritairement ses réservations sur les chutes, avant de les poser sur les BL (si nécessaire).
6.8 Nature sur Matière de la fiche du module "Stock Matière"
Permet d’accéder a la fiche des natures de matière de la ligne de stock sélectionné
7. Les liens du module "Matière"
7.1. Le Prix de la fiche du module "Stock Matière"
Cet écran permet de visualiser les prix de revient, prix de ventes et prix d’achat mis à jour par le Module Bilans.
- Moyenne des prix historisée : prix calculé à partir des commandes fournisseurs = moyenne des PU des lignes de commandes, chaque ligne comptant pour « un ».
- Prix pondéré moyen : prix calculé à partir des commandes fournisseurs = moyenne des PU des lignes de commandes fournisseurs au prorata des quantités encore présentes en stock.
- Dernier prix d’achat : Prix remonté de la dernière facture enregistrée.
- Prix de vente moyen : prix d’achat pondéré x par le coefficient d’achat (voir, dans le Module Paramétrage, l’option de menu Personnaliser module Bilans).
- Prix catalogue : ce champ est laissé libre. Il permet de donner une valeur de stock indépendante des fabrications.
Ces valeurs sont automatiquement calculées par Hélios mais modifiables par l’utilisateur.
7.2. Inventaire du module "Stock Matière"
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7.3. Intégration du module "Stock Matière"
A ce niveau, seul le paramétrage du module commande fournisseur intervient sur l’automatisation de l’entrée en stock.
Dans le cas où l’intégration n’est pas automatique, Helios vous propose la liste des fournitures à entrer en stock et de les entrer manuellement par l’écran de basculement.
Attention, dans le cas de fournitures acceptées en l’état suite à une NC achats, l’intégration n’est pas automatique, l’élément accepté se retrouve dans cet écran d’intégration.
Pour vous alerter sur la présence de fourniture en attente d’intégration, Helios vous donne le message suivant sur chacune de fiches de stocks
7.4. Mouvement de stock du module "Stock Matière"
Permet d’effectuer un transfert de stock. Ce bouton ouvre un écran secondaire H2 permettant de déplacer l’ensemble des fournitures stocké
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7.5. Solder mvt. périmés du module "Stock Matière"
Dans cet écran Helios, vous propose la liste de tous les éléments périmés dans votre stock à la date du jour.
Cette liste est exportable sur Excel pour réaliser physiquement les sorties. Nous vous conseillons par la suite de faire la sortie informatique en basculement les éléments périmés à droite de l’écran. La sortie est faite sur OF0.
7.6. Statistiques du module "Stock Matière"
Le module statistique permet de visualiser l’évolution du stock en montant et en quantité sur toute la période de vie de la base.
Un graphique permet de comparer la courbe d’évolution du PMP avec la courbe d’évolution des prix d’achat.
La courbe de WILSON permet de calculer la quantité économique grâce au paramétrage des valeurs frais de réappro. et taux de possession avec les valeurs calculés par le logiciel stock moyen et consommation moyenne. L’intersection des deux courbes coût de possession et coût de lancement donne la valeur de la quantité économique. (Cf. module stock article).
Un camembert permet de visualiser rapidement les fournisseurs principaux du Matière ou de la matière. Un clic droit sur le camembert donne les informations en détail.
7.7. Douane du module "Stock Matière"
8. Les outils du du module "Stock Matière"
8.1. Traçabilité la fiche du module "Stock Matière"
Cet écran vous permet à partir d’un N° de lot, d’un N° de CC, d’un N° de BR, … de savoir dans quelle fabrication (nomenclature comprise) a été utilisé un Matière ou une matière.
La traçabilité vous donne même l’information du BL et de la Facture Client liés à ces fabrications, dans le but d’intervenir rapidement en cas de fourniture défectueuse.
Dans la partie supérieure, vous trouvez la liste de toutes les sorties effectuées du stock, avec en rouge, les OFs pour lesquels un lot a été sortie et en noir les OFs pour lesquels l’OF fils a été monté (quelque soit la complexité de la nomenclature).
Dans la partie inférieure, vous trouvez la liste des BLs et Factures clients associés au différents OFs définies ci-dessus, la visualisation des BLs et factures peut se faire pour un OF ou pour un lot (le choix se fait en cliquant sur l’icône : )
8.2. Import Sorties Matrix du module "Stock Matière"
Spécifique client.
8.3. Agora du module "Stock Matière"
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9. Paramétrage du module "Matière"
Accessible depuis le menu Paramétrage/ Stock Matière
Il est possible de paramétrer l’utilisation d’états spécifiques pour l’impression de bons et étiquettes d’entrée ou de sortie.
Il est possible d’intervenir sur tous les états liés aux modules stocks Matières et matières, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.
Les paramètres des statistiques (Cf. stock articles).
Une initialisation des unités d’entrée de stock est également réalisable.
