...
| Child pages (Children Display) |
|---|
Section B - Paramètres comptables
a) - Les modes de règlement
L’accès aux modes de règlement s’effectue en sélectionnant l’option « Modes de règlements ».
Les mêmes modes de règlement sont utilisés en Achats et en Ventes.
En Achat, il est possible de définir le mode de règlement à affecter par défaut à chaque fournisseur lors de leur création dans l’application « Paramétrage achats ».
En vente, il est possible de définir les modes de règlements à affecter par défaut à chaque client lors de leur création dans l’application « Catégories de clients ».
ECRAN B‑1 : Mode Liste des modes de règlement.
Le mode Liste propose le listage de l’ensemble des modes de règlement de l’ERP.
ECRAN B‑2 : Onglet « Mode règlement ».
Mode de règlement : Code du mode de règlement. Ce code est alphanumérique (30 caractères maximum). Il permet de construire un code significatif.
Exemple de codification :
¨ 1ère partie : Titre de règlement sur un caractère. Exemple « T » pour traite, « C » pour chèque, « L » pour lettre de change, etc.
¨ 2ème partie : Nombre de jours d’échéance. Exemple « 45 » pour 45 jours, « 120 » pour 120 jours, etc.
¨ 3ème partie : Départ d’échéance. Exemple « DF » pour date de facture ou « JFDM » pour Jour fin de mois, etc.
¨ 4ème partie : Quantième. Exemple « 10 » pour échéance au 10 du mois, etc.
Mode de règlement par défaut à la création des fournisseurs : Pour alimenter le mode de règlement numéro 1 de la fiche fournisseur automatiquement lors de la création d’un fournisseur.
Les zones suivantes permettent de définir le mode de calcul de la date d’échéance d’un règlement. Pour cela, trois paramètres sont à renseigner :
Titre de règlement : Code du titre du règlement associé au mode de règlement. En création et en modification, le bouton « » présente un listage de recherche des titres de règlement déclarés dans l’ERP. Le titre de règlement saisi doit exister dans l’ERP. La désignation du titre de règlement apparaît à côté du code.
ECRAN B‑3 : Listage de recherche des titres de règlement.
Echéance : Nombre de jours à ajouter à la date de facturation pour obtenir la date d’échéance. En création et en modification, le bouton « » permet de sélectionner une échéance. L’utilisateur peut également saisir sa propre échéance.
ECRAN B‑4 : Sélection d’une échéance.
A partir de :
à Date de facture : L’échéance est calculée à partir de la date de facturation.
à Fin de Mois : L’échéance est calculée à partir de la fin du mois de facturation.
à Fin de Décade : L’échéance est calculée à partir de la fin de la décade de facturation.
Fin de mois + Nb de jours (par défaut) ou Nb de Jours + Fin de mois : Ce paramètre permet de sélectionner la façon dont sera calculée la date d’échéance si le paramètre « A partir de » = « Fin de mois ».
En création et en modification, le bouton « » permet de sélectionner le point de départ de l’échéance.
ECRAN B‑5 : Sélection du départ de l’échéance.
Quantième : La date d’échéance est reportée au jour indiqué qui suit la date d’échéance calculée (exemple : le 10 du mois). Cette zone n’est pas accessible lorsqu’il s’agit d’un règlement fin de décade.
En création et en modification, le bouton « » permet de sélectionner le quantième.
ECRAN B‑6 : Sélection du quantième.
Désignation : Désignation du mode de règlement tel qu’il apparaît sur les différents documents (factures...). Celle-ci est construite automatiquement par la saisie des quatre zones précédentes (titre de règlement, échéance, à partir de, et quantième).
Attention : Le code de règlement étant librement défini par l’utilisateur, il n’y a pas de vérification par le logiciel de la cohérence entre le code du mode de règlement saisi, la formule de calcul de l’échéance et le titre de règlement associé.
Remarque : Il est impossible de supprimer un mode de règlement si celui-ci est utilisé dans une fiche client ou fournisseur, une commande client, un bon d’expédition, une facture vente, une commande d’achats, un bon de réception ou une facture d’achats.
Voici des exemples de calcul pour une facture émise le 06/01/2009 si le paramètre de calcul est « Fin de mois + Nb de jours ».
15 jours date de facture => Date de facture + 15 jours => échéance le 21/01/2009
30 jours date de facture => Date de facture + 30 jours => échéance le 06/02/2009
45 jours date de facture => Date de facture + 45 jours => échéance le 20/02/2009
60 jours date de facture => Date de facture + 60 jours => échéance le 07/03/2009
15 jours fin de mois => fin du mois de la facture + 15 jours => échéance le 15/02/2009
30 jours fin de mois => fin du mois de la facture + 30 jours => échéance le 30/02/2009
45 jours fin de mois => fin du mois de la facture + 45 jours => échéance le 14/03/2009
60 jours fin de mois => fin du mois de la facture + 60 jours => échéance le 01/04/2009
15 jours fin de mois le 10 => fin du mois de la facture + 15 jours + " prochain 10 du mois" => échéance le 10/03/2009
30 jours fin de mois le 10 => fin du mois de la facture + 30 jours + " prochain 10 du mois "=> échéance le 10/03/2009
45 jours fin de mois le 10 => fin du mois de la facture + 45 jours + " prochain 10 du mois "=> échéance le 10/04/2009
15 jours fin de mois le 20 => fin du mois de la facture + 15 jours + " prochain 20 du mois " => échéance le 20/02/2009
30 jours fin de mois le 20 => fin du mois de la facture + 30 jours + " prochain 20 du mois " => échéance le 20/03/2009
Les données à renseigner pour le fichier de dématérialisation des factures :
Type de règlement : Il s’agit du type de règlement administratif qui sera utilisé dans le fichier de dématérialisation des factures. Le code numérique qui sera pris en compte est le code présent dans le libellé, la partie entre deux parenthèses.
La liste des types de règlement est enregistrée dans l’application des critères. Il s’agit du critère MODE_REGLEMENT, le type de critère est DEMATERIALISATION (dématérialisation des factures.).
Domiciliation bancaire : Il s’agit de sélectionner la domiciliation bancaire de votre société à utiliser par défaut dans les factures ventes pour chaque mode de règlement concerné. Cette informations sera utilisée dans les factures dématérialisées comme domiciliation par défaut s’il n’existe pas d’autres consignes dans la fiche du client facturé.
b) - Les titres de règlement
L’accès aux titres de règlement s’effectue, à partir de la gestion des Achats ou des Ventes, en sélectionnant l’option « Titres de règlements ».
Le titre de règlement est le support que l’on utilise pour éteindre une créance. Il sert donc à payer les fournisseurs et à se faire payer par les clients (exemple : Chèque, Lettre de Change Relevée, Virement...).
ECRAN B‑7 : Mode Liste des titres de règlement.
ECRAN B‑8 : Onglet « Titre règlement ».
Code titre de règlement : Code alphanumérique (30 caractères maximums) utilisé dans l’ERP pour représenter le titre de règlement. En création d’un mode de règlement, l’utilisateur associe obligatoirement un titre de règlement.
Créé le et Màj le : Dates de la création et de la dernière modification du titre de règlement dans l’ERP. Elles sont automatiquement renseignées par le système.
Désignation : Libellé du titre de règlement.
Type de relance : Le type de relance peut prendre trois valeurs :
Pas de relances, il n’y a aucune relance pour réclamer le paiement des factures.
Relance à échéance, la date de relance est calculée par rapport à la date d’échéance de la pièce.
Relance au retour à l’effet, la date de relance est calculée par rapport à la date de retour à l’effet.
En modification et en création, le bouton « » présente ces options.
ECRAN B‑9 : Sélection du type de relance.
Code du titre de règlement dans la comptabilité : Code du titre de règlement utilisé en comptabilité. Il permet de faire l’équivalence entre l’ERP SILOG et le logiciel de comptabilité utilisé.
Date du transfert si règlement échu : Un règlement peut être enregistré soit à la date d’échéance, soit à la date de remise en banque.
En modification et en création, le bouton « » présente ces options.
ECRAN B‑10 : Sélection de la date de transfert.
Acceptation du titre en remise bancaire : Lors de la remise en banque d’un règlement, celui-ci peut être, soit « Non accepté », soit « Accepté ». Le code « B.O.R » est utilisé lorsque le titre est un Billet à Ordre.
En modification et en création, le bouton « » présente ces options.
ECRAN B‑11 : Sélection du type d’acceptation.
Remarque : Il est impossible de supprimer un titre de règlement utilisé en mode de règlement.
Mode de gestion : Sélectionner le mode de gestion du titre de règlement. Ce mode de gestion est utilisé par le module Silog Finance.
c) - Les banques de la société
L’accès aux banques de la société s’effectue en sélectionnant l’option « Banques de la société ».
Cette application permet de renseigner les banques de la société. Ces banques sont obligatoires pour émettre des remises bancaires.
1) - L’entête de l’application
ECRAN B‑12 : Mode Liste des banques de la société
ECRAN B‑13 : Onglet « Banque ».
Code banque : Code de la banque référencée (30 caractères maximum).
Désignation : Nom de la banque référencée.
Le N° émetteur du cédant ainsi que la Raison sociale du cédant sont utilisés pour les remises bancaires.
Agence : Nom de l’agence de la banque.
Adresse : Adresse de la banque référencée.
Le listage du bas permet de consulter les contacts de la banque. Ces contacts sont renseignés dans le corps de l’application.
2) - Le corps de l’application
Il permet de saisir les contacts de la banque.
ECRAN B‑14 : Mode Liste
ECRAN B‑15 : Mode Page
Saisir les informations suivantes :
Nom, Prenom, Civilité, Fonction, Téléphone, Téléphone mobile, Fax et Adresse de messagerie.
d) - Les délais de relance
L’accès aux Délais de relances s’effectue, à partir de la gestion des Ventes, en sélectionnant l’option « Délais de relance ».
ECRAN B‑16 : Les délais de relance.
Le délai de relance est par la suite affecté au titre de règlement.
Trois types de relance sont définis dans l’ERP :
Retour Effet : La première date de relance est calculée à partir de la date de facturation en ajoutant le délai N°1.
Echéance : La première date de relance est calculée à partir de la date d’échéance en ajoutant le délai N°1.
Retour Impayés : La première date de relance est calculée à partir de la date de retour du règlement impayé en ajoutant le délai N°1.
Si après la première relance le règlement n’est toujours pas versé, une deuxième puis une troisième relance peuvent suivre.
Important : La date de la deuxième relance est calculée en ajoutant le délai N° 2 à la date de relance de niveau 1. De même, pour le troisième niveau de relance on ajoute le délai N° 3 à la date calculée de deuxième relance.
On peut saisir un délai négatif auquel cas la relance se fera avant la date d’échéance ou d’acceptation. Par exemple, si la date d’échéance est le 10/02/97, avec un délai de relance N°1 égal à ‑5, la date de la première relance est le 05/02/97.
e) - Sections Analytiques de production
L’accès aux Sections analytiques de production s’effectue en sélectionnant l’option « Sections ».
Les sections analytiques de production permettent d’imputer les coûts de l’ERP, aussi bien en achats, qu’en production. Les sections permettent d’effectuer un suivi analytique des coûts.
ECRAN B‑17 : Mode Liste des Sections analytiques.
ECRAN B‑18 : Onglet « Section analytique ».
Section analytique : Code de la section sur 30 caractères alphanumériques maximum.
Désignation : Libellé complet de la section.
Code Section abrégé : Lorsque l'on saisit un code section analytique, cinq zones sont renseignées automatiquement, il s’agit des codes abrégés utilisé dans le module optionnel finance. Le premier caractère du code section va dans le code section abrégé sur un caractère. Les deux premiers caractères du code section vont dans le code section abrégé sur deux caractères. Et ainsi de suite.
Budget prévisionnel : Permet de saisir le budget prévu pour être imputé à cette section.
Créé le et Màj le : Dates de la création et de la dernière modification de cette section analytique.
En cas de suppression, si la section analytique est utilisée dans une application, alors la suppression est impossible et un message prévient l’utilisateur que la section est présente dans les tables qu’il énumère.
f) - Comptes Analytiques de production
L’accès aux comptes analytiques de production s’effectue en sélectionnant l’option « Comptes analytiques de production ».
Les comptes analytiques permettent d’effectuer un transfert des comptes analytiques en comptabilité.
ECRAN B‑19 : Mode Liste des Comptes analytiques.
ECRAN B‑20 : Mode Page « Compte analytique ».
Compte analytique : Code du compte sur 30 caractères alphanumériques maximum.
Code Axe Analytique : Zone saisissable si le module Silog Finance est installé. Cette zone permet d’associer un axe analytique à un compte analytique, la saisie d’un axe inexistant renvoi vers une création annexe :
Créé le et Màj le : Dates de la création et de la dernière modification de ce compte analytique.
Libellé court : Libellé court du compte.
Libellé long : Libellé long du compte.
En cas de suppression, si le compte analytique est utilisé dans une application, alors la suppression est impossible et un message prévient l’utilisateur que le compte est présent dans les tables qu’il énumère.
g) - Plan comptable général
L’accès aux plans comptable général s’effectue, en sélectionnant l’option « Plan comptable général ». Cette application est utilisée dans le module Silog Finance.
Le plan comptable général permet de consulter un compte général et donne accès à la création, modification et la suppression des comptes généraux.
Un plan comptable général (PCG) est fourni en standard.
L’entreprise peut l’adapter à ses propres besoins en ajoutant, modifiant ou en supprimant certains comptes.
L’alimentation de ce PGC va permettre d’importer les comptes comptables dans les différentes applications qui demandent l’alimentation d’un compte comptable général.
ECRAN B‑21 : Mode Liste de l’application « Plan Comptable Général ».
ECRAN B‑22 : Onglet « Général » de l’application « Plan Comptable Général ».
Cet onglet permet de donner un sens comptable au compte concerné.
Compte général : Zone alphanumérique de 30 caractères. La codification d’un compte doit respecter, en France, la norme de codification suivant un système décimal. Le premier chiffre représente la classe auquel appartient le compte. Les subdivisions nécessaires à l’enregistrement des pièces comptables sont possibles, lorsque les comptes prévus par les normes comptables ne suffisent pas.
Libellé : Zone alphanumérique correspondant à l’intitulé du compte
Type de compte général :
Compte Bilan : (classe 1, 2,3) permet de donner une photographie de l’entreprise à un instant donné
Compte Clients : (classe 4)
Compte Fournisseurs : (classe 4)
Compte Salariés : (classe 4)
Compte Autres tiers : (classe 4)
Compte Trésorerie : (classe 5)
Compte Charges : (classe 6)
Compte Produits : (classe 7)
Autres Comptes : (classe)
Activité du compte :
Détail : compte sur lequel il est possible de saisir des écritures
Totalisation : compte de regroupement
Compte collectif : permet d’indiquer s’il s’agit d’un compte collectif. Utilisé pour regrouper les mouvements des comptes qui leur sont attachés. Les collectifs clients et fournisseurs doivent obligatoirement exister (il est possible de créer un collectif pour les immobilisations ...).
Les comptes de détail de types clients, fournisseurs, salariés et autres tiers peuvent être définis comme compte collectif.
Analytique : permet d’indiquer si les écritures faites sur ce compte auront une ventilation analytique. Par défaut, cette zone n’est pas cochée.
Mode de taxation : TVA collectée par l’entreprise : il s’agit de la TVA collectée sur les produits, sur les prestations de services et sur les cessions d’immobilisations. On distingue les deux cas suivants :
l’entreprise acquitte la TVA sur les débits : la taxe doit être reversée au titre du mois du fait générateur, la livraison ou généralement la date de facturation.
l’entreprise acquitte la TVA sur les encaissements : la taxe doit être reversée au titre du mois du fait générateur, le paiement.
Mode de Taxation : La zone Mode de taxation est saisissable pour les comptes de type Autres Tiers de détail non collectif.
Taux de TVA : Taux de TVA utilisé dans la préparation de déclaration de TVA. La zone est saisissable si le mode de taxation est différent de « aucun ».
Type de report : La zone Type de report est saisissable pour les comptes de détail non collectif.
Les comptes collectifs, les comptes de totalisation et les comptes de charge et produit ne sont pas reportés.
Le report en solde consiste à créer une ligne d’écritures par compte reporté. Le sens de l’écriture de report dépend du signe de l’opération Somme Débit – Somme Crédit des écritures sur ce compte sur l’exercice d’origine.
Le report en cumul consiste à créer deux écritures par compte reporté : une au débit et une au crédit.
NB : les comptes de tiers sont reportés en détail
Commentaire : Permet de saisir un commentaire associé au compte.
Date création et date modification : Ces dates sont renseignées automatiquement par le système.
1) - Fonctions disponibles (uniquement si vous disposez du module Silog Finance)
Recalcul des soldes
Exercice
Journal
Plan Comptable Tiers
Se reporter à la documentation « Silog Finance », pour de plus amples informations concernant ces fonctionnalités.
Section C - Paramétrages généraux
Les paramétrages généraux sont accessibles en sélectionnant l’option « Paramétrages ERP».
a) - Taxes et Comptes
La première page permet de définir, pour chaque code de TVA et de TPF, le taux, le libellé et les numéros des comptes « achat » et « vente » utilisés pour le transfert en comptabilité. Toutes les zones sont modifiables par l’utilisateur.
ECRAN C‑1 : Onglet « TVA et TPF ».
Il existe deux modes de gestion de la TVA dans l’ERP Silog, la gestion de la TVA gérée avec les profils de taxes qui présente l’avantage d’avoir un nombre illimité de TVA paramétrable et l’ancienne gestion de la TVA de L’ERP SILOG.
1) - La gestion de la TVA via les profils de taxes
Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité apparue avec la version 10.20. Elle répond à l’obligation de devoir exonérer, facturer ou auto liquider la TVA applicable dans les pays de destination des biens vendus. Dans ce contexte, le nombre de 6 taux de TVA de l’ancienne gestion est insuffisant.
L’obligation de dématérialisation des factures impose l’utilisation des profils de taxe, l’ancienne gestion des taxes n’est pas compatibles avec cette obligation.
Ce nouveau mode de gestion a besoin d’être activé. Cette activation peut être faite de façon indépendante pour la chaîne « Achats » et/ou « Ventes » dans l’onglet « Divers » de l’application « Paramétrages ERP ».
Une fois activée, une zone « Profil de taxes » est visible dans les différentes entités impliquées (Tiers, Adresses de livraison. Documents Ventes et Achats, Groupes Sociétés et sites…).
L’onglet « Profil de Taxes » apparaît dès que la gestion des profils de taxes est activée pour la chaîne Achats ou Ventes., il permet d’accéder à l’application « Profil de taxes » en mode conteneur.
Voir la doc « E14_Profils de taxes.doc ». pour plus d’informations.
2) - La gestion de la TVA via l’ancienne gestion
Si vous n’avez pas souhaité activer la nouvelle gestion de la TVA via les profils de taxes, alors ce paragraphe reste d’actualité, sinon il devient obsolète.
Les données nécessaires aux obligations de la dématérialisation des factures ne sont pas gérées avec cet ancien mode de gestion des taxes. Nous vous conseillons vivement d’activer et d’utiliser la gestion des profils de taxes.
Si vous possédez l’option « TVA évolutive », l’onglet « TVA et TPF » de l’application « Paramétrages ERP » contient des zones supplémentaires (voir Option « TVA EVOLUTIVE » pour une explication complémentaire sur cette option).
· Pour chaque code TVA, une date d’effet.
· Pour chaque code TVA, l’ancien taux de TVA applicable avant la date d’effet.
· Pour chaque code TVA, les anciens comptes de vente et d’achat applicables avant la date d’effet.
ECRAN C‑2 : Onglet « Comptes ».
La modification des comptes n’a pas d’effet rétroactif.
Pour les escomptes, on définit les numéros de comptes (France, CEE et Hors CEE) en achat et en vente où ils seront imputés. Le compte à utiliser est automatiquement sélectionné en fonction de la valeur du champ ‘Client (France, CEE, Hors CEE)’ renseignée de la fiche du client. Il est possible de définir une valeur maximum d’escompte accordé aux clients.
Le système permet de définir des numéros de comptes d’écarts de règlement, appelés pertes et profits dans l’ERP. Ces comptes sont utilisés lorsqu’un client règle une facture avec une différence de quelques centimes d’euros ou de quelques euros par rapport au montant de la facture. Ces comptes évitent de relancer le client pour quelques euros en moins ou de faire un avoir pour quelques euros en trop. Les différentes sommes enregistrées dans ces comptes ne peuvent pas être trop importantes. Aussi faut-il déterminer un montant maximum autorisé. Dans notre exemple, l’écart en plus ou en moins ne peut pas excéder 10 EUR. Lorsque l’écart dépasse ce seuil, il ne s’agit plus de pertes, ni de profits.
Les comptes associés à la TVA intracommunautaire doivent être renseignés. Il s’agit du compte de TVA déductible et du compte de TVA due. Une zone permet également de saisir le taux de TVA associé.
Si vous avez activé la nouvelle gestion de la TVA via les profils de taxes, la TVA intra-communautaire est gérée dans les profils de taxes. Elle n’est plus visible dans cet écran.
Principe de la TVA intracommunautaire :
Pour les factures d’achats et factures d’avoir issues de fournisseurs ressortissants de l’union européenne, il n'y a pas de TVA. Toutefois, l'entreprise doit comptabiliser en TVA déductible et en TVA intracommunautaire due, la TVA qui aurait été déductible si cet achat avait été réalisé en France.
Le transfert en comptabilité génère automatiquement les écritures comptables relatives à la TVA intracommunautaire.
Exemple d’écriture comptable de la facture de l'acquisition intracommunautaire d'un bien consommable : En rouge les lignes générées relatives à la TVA intracommunautaire.
Dans le cas d’un avoir relatif à l'acquisition Intracommunautaire d'un bien consommable :
Sur le même principe que précédemment avec inversement du sens :
· Débit du compte "4452 TVA Due intracommunautaire" pour le montant de la TVA qui serait apparu sur une facture d’avoir française
· Crédit du compte "44566 TVA déductible sur autres biens et services" pour le montant de la TVA qui serait apparu sur une facture d’avoir française
b) - Paramétrage des devises
ECRAN C‑3 : Onglet « Devise ».
Trois types de gestion sont proposés :
Pas de gestion des devises : A sélectionner lorsque l’entreprise n’a pas de relation avec des clients ou des fournisseurs d’un autre pays. Il n’est pas possible de saisir en devise. Il est bien entendu possible de démarrer sans utiliser les devises puis d’utiliser la gestion en devises plus tard.
Gestion des devises avec la saisie en coût en devise principale (Euro dans l’exemple) dans l’enregistrement des lignes de commandes ou de factures : La saisie des prix s’effectue en euros, et le logiciel calcule le montant correspondant dans la devise indiquée.
Gestion des devises avec la saisie en coût devise dans l’enregistrement des lignes de commandes ou de factures : La saisie des prix s’effectue en devises, et le logiciel calcule le montant correspondant en devise principale (Euro dans l’exemple). Lorsque l'on met à jour le cours d’une devise dans les paramétrages généraux, les prix des tarifs gérés en devise ne sont pas modifiés avec ce mode de gestion.
Le passage du 2ème au 3ème mode de gestion en cours d’année et réciproquement ne pose aucun problème. Les montants (des commandes et des factures) sont mémorisés en devise principale et dans la devise indiquée. A partir du changement de mode de gestion, seule la saisie des montants variera (en euros ou en devises).
Les devises :
L’application Devise est affichée en mode conteneur. Il faut y renseigner toutes les devises nécessaires à l’activité de votre société.
Mode Liste :
Mode Page de la devise Principale :
Mode Page d’une devise quelconque :
A savoir :
La devise ou monnaie principale de l’entreprise est la devise de code « 0 ». Son cours doit être 1. Cette devise n’est pas supprimable et son cours n’est pas modifiable.
Il n’est pas possible de supprimer une devise si elle est utilisée dans un document.
Les cours de chaque devise sont indiqués par rapport à la devise principale de code 0.
Pour chaque code de devise (199 au maximum), l’application Devise permet d’indiquer son cours, son sigle, son intitulé, la date du cours, le code ISO utilisé pour la dématérialisation et pour identifier la devise lors du traitement de mise à jour des cours et l’arrondi. L’arrondi est le nombre de chiffres après la virgule du cours (de 0 à 8 max) utilisé pour les calculs de conversion. Dans l’exemple, 1 € représente 0,86148 £. Dans cet exemple, il a été décidé de traiter 6 décimales pour cette devise dans les traitements de conversion.
Les codes ISO des devises proviennent de l’application CRITERE. Le code critère est CODE_ISO_DEVISE pour le type de critère DEMATERIALISATION.
Critère CODE_ISO_DEVISE : Liste des codes ISO à associer aux devises
Il est possible de mettre à jours les cours des devises via l’import d’un fichier. En standard nous proposons l’import du fichier provenant de la Banque Central Européenne (BCE).
C’est la tâche EDI JOB nommée « SIL_IMPORT_TAUX_BCE » qui permet de mettre à jour les cours des devises. Vous pouvez mettre en place une tâche planifiée pour importer automatiquement les cours des devises. Voir la documentation C10 - EDI.doc pour la syntaxe de la ligne de commandes à utiliser.
Pour lancer la tâche manuellement, le traitement Récupération des cours de devises de l’application Devise permet de mettre à jour le cours des devises dont le code ISO est corectement renseigné c’est-à-dire conforme au fichier fourni par la BCE.
Valider le message de confirmation.
La tâche EDI JOB est éxécutée. Le fichier téléchargé est sélectionné par défaut, valider.
Remarque : Dans le répertoire PARAMETRAGES\EDI\TOUTESBASES\JOB_STD\DEVISES se trouvent les fichiers Evènement de la tâche.
Le fichier Evènement ReponseDataE.evt permet de répondre à la question suivante qui est posée lors de la mise à jour des devise.
Si vous souhaitez ne pas mettre à jour les devises dans les fournitures et tarifs, remplacer OUI par NON.
A la fin du traitement le rapport d’EDI JOB est affiché. Pour plus d’informations, consulter la documentation
C10 - EDI.doc pour le contenu de ce type de fenêtre.
Il est également possible de remplacer la tâche de mises à jour des devises proposées. Le traitement Paramétrage du Job d’import permet de remplacer le job satndard par un job personnalisé.
Modification d’une devise :
Lors de la mise à jours des cours des devises ou une modification quelconque, l’ancien cours est archivé.
Le cartouche « Historique » permet de consulter l’historique des cours de la devise en cours de consultation.
Par défaut un mois d’historique est visible mais il est possible de définir la date précise à partir de laquelle on souhaite consulter l’historique de la devise.
Dans le cas d’une modification du cours d’une devise, le message suivant apparait :
Remarque : Lorsque le prix de vente d'un tarif est exprimé en devise, il n'est pas recalculé lors du changement du cours de la devise. Seul le montant en monnaie principal est recalculé dans l’écran de consultation des fournitures ou des tarifs.
Exemple : Changement du cours de la devise « Dollar ». Passage du cours 1.12 à 1.15.
Si vous répondez ‘OUI’ au message, alors :
Fiche Fourniture avant mise à jour :
Fiche Fourniture après mise à jour : Le prix d’achat en devise fournisseur ne change pas, c’est le prix en devise principal qui est recalculé.
Si vous répondez « Non », la fiche fourniture reste inchangée.
Mode « Grilles de tarifs » : Si le tarif est exprimé en devise ($)
En vente :
Le même principe est utilisé, c’est le prix en devise principal qui est recalculé.
Avant mise à jour :
Après mise à jour :
En achat :
Le même principe est utilisé, c’est le prix en devise principal qui est recalculé.
Avant mise à jour :
Après mise à jour :
Mode « Tarifs et remises » : Si le tarif est exprimé en devise ($)
En achat, c’est le même principe :
Avant mise à jour : Le tarif est exprimé en devise.
Après mise à jour : Pas de modification. Le prix en devise ne change pas, c’est le prix en devise principal dans les documents d’achats et de ventes qui tiendra compte de ce nouveau taux de conversion pour être calculé.
Gestion de la monnaie principale : fonctionnalité optionnelle, il faut disposer du module « Changement de monnaie ».
Il est possible d’afficher les montants dans les documents commerciaux dans une devise secondaire.
Par exemple, si après le changement de la monnaie principale vous souhaitez afficher les montants dans l’ancienne monnaie durant une période transitoire ou si vous souhaitez afficher les montants dans la future monnaie avant l’application de celle-ci.
Le tableau ci-dessous permet de saisir la monnaie secondaire ainsi que son taux de conversion (encadré en rouge).
La ligne 1 rappelle la monnaie principale, c’est la devise de code 00.
En ligne 2, saisir le sigle et l’intitulé de la monnaie secondaire.
En ligne 3, saisir le taux de conversion entre les deux devises.
Pour activer l’affichage des montants en monnaie secondaire, cocher l’option suivante :
Résultat, dans les documents commerciaux :
Sans l’affichage de la monnaie secondaire :
Avec l’affichage de la monnaie secondaire :
c) - Divers paramètres
ECRAN C‑4 : Onglet « Divers ».
Voulez-vous arrondir le prix unitaire remisé des lignes : Si oui, permet d’arrondir le prix unitaire remisé des lignes avec le nombre de décimales indiqué dans la zone « Nombre de décimales à gérer pour l’arrondi ».
Voulez-vous arrondir le montant des lignes : Si cette option est à ‘O’ui, le système arrondit automatiquement les valeurs calculées pour les montants HT Remisé Escompté, Montant HT Remisé et TTC des lignes du corps avec l’arrondi associé à la devise concernée.
Le fait de ne pas arrondir les montants des lignes peut entraîner un déséquilibre dans les pièces comptables, la somme des lignes est différente du talon. En comptabilité, lorsque nécessaire, la différence est prise en compte dans un enregistrement de pertes et profits utilisant les deux comptes comptables saisis dans le paramétrage général (onglet compte).
Le principe de l’écriture de la ligne « perte et profit » est le suivant :
Déséquilibre = TTC + Escompte – TVA – Somme (lignes HT)
Si Déséquilibre > 0, écriture dans le compte perte.
Si Déséquilibre < 0, écriture dans le compte profit.
Remarque Importante : Pour que la ligne « pertes et profits » soit écrite dans le fichier ascii, il faut que le mot-clé « MONTANT » ou le mot clé « MONTANT DEV. » figure dans le paramétrage du transfert en compta.
Dans le cas contraire, la ligne n’est pas écrite.
Les mots clés « MONTANT » et « MONTANT DEV. » ne doivent pas être transférés plusieurs fois avec un nombre de décimales différent.
La ligne de « pertes et profits » est écrite sur le format de la ligne de type « Article ».
TVA à appliquer sur les lignes : Quand cette option est à ‘O’ui, le système calcule la TVA pour chaque ligne et l’affiche. Sinon, seule une TVA globale est appliquée au niveau du talon. Il est impossible d’appliquer la TVA sur le talon si des taux de TPF sont déclarés.
Escompte sur les prestations de talon : Lorsque cette option est à ‘O’ui, les prestations définies comme des prestations de talon et qui apparaissent comme telles sur les talons des documents, se voient appliquer l’escompte dont bénéficie l’ensemble des lignes du document. Si on inscrit ‘N’on, l’escompte ne s’applique qu’aux lignes.
Longueur des numéros d’affaire dans l’ERP SILOG : Ce paramétrage permet de définir la longueur des numéros d’affaire pour former le numéro du compte analytique à transférer en comptabilité.
Gestion en Euros (O/N) : Ce paramètre permet de définir si le mode de gestion de la devise principale est l’Euro.
Mode de calcul de la TPF :
Dans le fonctionnement standard, le montant de la TPF est calculé sur la base du montant HT remisé et escompté :
Le montant de la TVA, quant à lui est calculé sur la base du (Total HT rem et esc.+montantTPF).
Exemple, pour un taux de TPF de 5%, une TVA de 19.6 % et un Total HT remisé et escompté de 100 € :
Résultat en pied de documents :
Les paramètres suivants permettent de modifier ce mode de gestion, 2 possibilités :
Voulez-vous appliquer la TPF en Cumulé ? : Saisissable uniquement si le paramètre « Voulez-vous appliquer la TVA sur les lignes » est à « oui ». Dans ce cas le montant de la TPF et le montant de la TVA prennent tout deux comme base de calcul le montant remisé et escompté.
Exemple, pour un taux de TPF de 5%, une TVA de 19.6 % et un Total HT remisé et escompté de 100 € :
Voulez-vous appliquer la TPF après la TVA ? : Saisissable uniquement si le paramètre « Voulez-vous appliquer la TVA sur les lignes » est à « oui ». Dans ce cas, le montant de la TVA est calculé sur la base du montant HT remisé et escompté :
Le montant de la TPF, quant à lui est calculé sur la base du (Total HT rem et esc.+montantTVA).
Attention : Dans le cas de la gestion de la TVA et de la TPF avec les profils de taxes, si le profil de TVA est autoliquiqué, alors l’application de la TPF après la TVA ne s’effectuera pas.
Remise à Zéro de la TPF à l’export ? : Dans le cas des opérations à l’export, par défaut le système remet à zéro le montant de la TPF et le montant de la TVA. Cette option permet de ne mettre à zéro que la TVA tout en conservant le montant de la TPF.
Gestion de la quantité économique d’un article fabriqué :
La notion de quantité économique est présente en fiche article et dans la liste de fabrication pour un article fabriqué.
Il est possible de conditionner la mise à jour de la quantité économique de la fiche article pour les articles fabriqués suivant 4 options :
Ne pas autoriser la modification en fiche article.
Modifiable en fiche article avec maj auto si modification en liste de fabrication sans message de confirmation.
Modifiable en fiche article avec maj auto si modification en liste de fabrication avec message de confirmation.
Modifiable en fiche article sans mises à jour si modification en liste de fabrication.
Si le paramètre est "Ne pas autoriser la modification en fiche article", alors la quantité économique n'est pas saisissable dans la fiche article pour un article fabriqué et la mise à jour est effectuée par la liste de fabrication.
Les articles mis à jour sont les articles qui ont le même modèle de liste de fabrication que celle qui a été modifiée.
Traduction dans les fiches articles et fournitures ; Ces zones permettent de définir les 4 langues de traductions utilisées dans les fiches articles et fournitures.
Trame de l’URL pour la localisation des adresses : C’est la trame de l’adresse URL utilisée pour afficher la localisation de l’adresse du client dans l’onglet « Siège » de la fiche Client. Cette adresse est modifiable.
d) - Gestion des calendriers
1) - Configuration de l’ERP :
ECRAN C‑5 : Onglet « Calendrier »
L’utilisateur a la possibilité, à partir de chaque champ date de l’ERP, de faire appel à un calendrier. Ce calendrier est défini par défaut, à partir de l’application « Calendriers ». [1]
Code calendrier : Code du calendrier qui sera utilisé par défaut dans l’ERP. Le calendrier défini par défaut à partir de l’application ‘Gestion des calendriers’ est automatiquement mis à jour.
Contrôle lors de la saisie d’une date : Permet de réaliser un contrôle sur les dates saisies par l’utilisateur. Si la date saisie correspond à un jour chômé, le message suivant apparaît :
ECRAN C‑6 : Message d’information non bloquant
Contrôle bloquant : Permet de réaliser un contrôle bloquant sur les dates saisies par l’utilisateur. Si la date saisie correspond à un jour chômé, le message suivant apparaît :
ECRAN C‑7 : Message d’information bloquant
Délai de mise en garde : lorsqu’un calendrier est créé il l’est pour une période définie par l’utilisateur, cette zone permet de définir le délai de mise en garde pour que lorsque l’utilisateur saisit une date, qu’il soit prévenu que la date de fin du calendrier est ou va bientôt être dépassée (le calendrier est sur le point de se périmer).
Exemple : Prenons l’exemple du calendrier G.
Sa date de fin de validité est le 31/12/2010.
Si le délai de mise en garde est 10 jours, un message d’information avertira l’utilisateur à chaque fois qu’il saisira une date dans l’ERP si cette date est comprise entre le 22/12/2010 et le 31/12/2010 ou lorsqu’il saisira une date supérieure à la date de fin de validité du calendrier et cela, pour inciter l’utilisateur à y remédier.
Paramètres régionaux :
Les paramètres suivants permettent de voir si la configuration des paramètres régionaux du poste est compatible avec le paramétrage initialisé dans la base de données.
Ces paramètres concernent :
Le premier jour de la semaine.
La première semaine de l’année.
En rouge les intitulés signalent l’état de configuration des paramètres régionaux du poste.
Les options sélectionnées montrent le paramétrage de la base de données.
Les paramètres ne peuvent pas être modifiés dans l’application « Paramétrage général » / « paramétrage ERP, sauf dans le cas d’une différence détectée par le système entre les paramètres du poste utilisateur et la base de l’ERP.
Cas d’une différence entre les paramètres du poste utilisateur et la base de l’ERP :
A l’ouverture de chaque application de l’ERP, si le système détecte une différence entre les paramètres de date sur le poste utilisateur et les paramètres de date de l’ERP, le message suivant s’affiche :
Dans l’onglet « Calendrier » de l’application paramétrage général, un message accompagné d’un bouton est présent. L’utilisateur est ainsi invité à cliquer sur ce bouton afin de renseigner les paramètres de date de l’ERP avec les mêmes valeurs que ceux du poste utilisateur.
Ici, par exemple, le premier jour de la semaine est le Lundi (en rouge) au niveau du poste utilisateur mais c’est mardi qui est renseigné dans la base de données de l’ERP. Le système propose ainsi de basculer la sélection au ‘lundi’.
Ainsi, après l’action sur ce bouton :
Un message apparait « Modification effectuée »
Le bouton d’action ainsi que le message « Pour resynchroniser les paramètres de dates de votre poste… » disparaissent
La valeur du 1
er jour de la semaine ainsi que de la 1ère semaine de l’année sont les mêmes entre le poste utilisateur et la base de données de l’ERP
2) - Configuration des paramètres régionaux
Les paramètres sont automatiquement initialisés par Windows suivant le langage que l’on choisit dans les options régionales du poste.
Comme il a été vu précédemment le paramétrage de l’ERP doit être compatible avec celui des paramètres régionaux de tous les postes utilisateurs.
Ces paramètres concernent le choix du premier jour de la semaine et celui du premier jour de l’année.
La modification de ces paramètres s’effectue dans la base de registre, il n’existe pas d’autres moyens de les modifier que d’effectuer la modification directement dans la base de registre de tous les postes utilisateurs.
Chemin de la base de registre :
§ Si cela ne concerne que l’utilisateur courant :
[HKEY_CURRENT_USER\Control Panel\International\.DEFAULT\Control Panel\International]
"iFirstDayOfWeek"="0"
"iFirstWeekOfYear"="0"
§ Si cela doit concerner tous les utilisateurs :
[HKEY_USERS\.DEFAULT\Control Panel\International]
"iFirstDayOfWeek"="0"
"iFirstWeekOfYear"="0"
(i) « iFirstDayOfWeek » : Ce paramètre spécifie quel jour doit être considéré comme le premier jour de la semaine :
0 : Lundi
1 : Mardi
2 : Mercredi
3 : Jeudi
4 : Vendredi
5 : Samedi
6 : Dimanche
(ii) « iFirstWeekOfYear » : Ce paramètre permet de définir quel est la semaine à prendre en compte comme première semaine de l’année.
0 : Commencer par la semaine du 1er janvier (valeur par défaut).
1 : Commencer par la première semaine complète de l'année.
2 : Commencer par la première semaine comportant au moins quatre jours dans l'année nouvelle.
Le fichier « paramètres calendriers français.reg » présent dans le répertoire « Divers » du CD d’installation permet de mettre à jour les paramètres Windows d’un poste sur le calendrier français (iFirstDayOfWeek=0 et iFirstWeekOfYear=2), il ne concerne que l’utilisateur connecté. Il est possible de modifier ce fichier comme indiqué ci-dessus pour remplacer la clé [HKEY_CURRENT_USER\Control Panel\International] par [HKEY_USERS\.DEFAULT\Control Panel\International] et ainsi réaliser la modification pour tous les utilisateurs.
e) - Définition des multi-stocks
ECRAN C‑8 : Onglet « MultiStk ».
Cette page permet d’associer un libellé (localisation) à chaque numéro de stock.
De même, un ou plusieurs stocks peuvent être déclarés comme « bloqués » (stock de contrôle, de quarantaine...).
En modification , le blocage d’un stock se fait en cochant la zone « Bloqué ».
Remarque : La zone « Ordre » permet de saisir l’ordre de picking des dépots par défaut. Cette ordre est utilisé dans le traitement de réapprovissionnement des emplacements de picking de l’application « Emplacements ».
Pour ces stocks, seules les entrées sont autorisées ; les sorties ne sont accessibles que par une fonction protégée. Les stocks bloqués ne sont pas considérés comme disponibles pour la fabrication.
La rigueur de cette fonction permet de la considérer comme « un point d’arrêt » dans les procédures de flux matière exigées par la certification ISO 9000.
Lorsque la zone « Redéfinition des libellés au niveau des articles » est à ‘O’ui, il est possible de modifier les libellés des emplacements de stock dans les fiches articles. Les libellés des emplacements de multi-stocks peuvent ainsi différer d’un article à l’autre.
Définition des stocks implicites d’entrée et de sortie
A chaque mouvement de stock (entrée, sortie), le choix des différents stocks est proposé. Une automatisation des mouvements est possible par paramétrage d’un stock par défaut par type d’article et par mouvement via l’application « Saisie des conditions » de type « DepotEmp ». Ainsi, les entrées en stock de matière première peuvent automatiquement être affectées sur un numéro de stock initialement prévu, tandis que les entrées en stock de produits fabriqués se positionnent sur le stock des produits à expédier.
f) - Configurer Web
ECRAN C‑9 : Onglet « Configurer Web »
1) - Mode Service Workflow
Cette zone permet de sélectionner le moteur utilisé pour l’envoi de courriels ou de rendez-vous.
(i) Aucun service : Aucun service d’envoi n’est utilisé.
(ii) Workflow : Le service d’envoi de message du moteur workflow est utilisé, saisir l’objet du mail qui sera repris par défaut.
(iii) SENDMA : L’utilitaire Silog « SENDMA.exe » d’envoi de mail est utilisé. Plusieurs paramètres doivent être renseignés.
Objet par défaut des workflow : Saisir un objet qui sera repris par défaut lors des envois de courriels
ou de rendez-vous.
Nom, domaine du serveur smtp : Saisir le nom du domaine du serveur smtp.
Adresse IP du port ouvert : Saisir le numéro de port ouvert à utiliser.
Type d’authentification : Sélectionner le mode d’authentification à utiliser suivant votre configuration réseau :
0 => aucune authentification.
1 => authentification du type « -user myname -password ***** -doma mydomaine ou –user myname@provider.com –pass ****
3 => authentification windows.
· ssl : Activer cette option si la connexion est sécurisée
· Adresse email de l’émetteur de l’envoi du mail : Saisir l’adresse mail de l’émetteur du mail.
· Nom de l’émetteur : Saisir le nom de l’émetteur.
(iv) Par défaut : Pour utiliser la fonction « SilSendMail », pour envoyer les mails. Il faut disposer du module optionnel C9.
Les zones à renseigner sont les mêmes que pour l’option précédente.
2) - Adressage Web Services
· Adresse Web Serveur reporting Services : Saisir l’adresse du serveur reporting services s’il existe, voir la procédure d’installation de ce dernier pour voir comment la retrouver (P10-Installation et modification des rapports BI dans Reporting Services.doc). L’adresse Web Reporting Services enregistrée ici permet d’intégrer de façon assez automatique dans les écrans Silog les reports du BI si vous disposez du module.
· Répertoire Reports Serveur : Saisir le répertoire de Report serveur. En général, c’est le nom de la base de données.
· Serveur web Sharepoint (GED) : Saisir l’adresse du serveur web Sharepoint s’il existe. Cela permet d’utiliser dans sa forme simple sharepoint en tant que GED,
· Adresse Web serveur IIS : Saisir l’adresse du serveur web IIS s’il existe, ce serveur IIS permet, si on y place les fichiers ASPX correspondant fournis par Silog, de consulter les listages silconsult dans des pages web.
· Nom base SQL entrepôt : Il s’agit du nom d’une base de données externe à celle de l’ERP dans laquelle seront créées les tables temporaires de silconsult pour éviter de surcharger la base de données ERP. Si cette zone n’est pas alimentée, alors les tables temporaires sont créées dans la base de données ERP.
g) - Répertoire ERP
ECRAN C‑10 : Onglet « Répertoire ERP »
Cet onglet permet de paramétrer le comportement de l’ERP Silog quelle que soit la base de données sélectionnée. Il concerne l’environnement ERP, c’est-à-dire le répertoire dans lequel est installé l’ERP.
Le paramétrage retenu est sauvegardé dans un fichier nommé « Silog.cfg » présent dans le répertoire « Défaut ».
1) - Info-bulle
Il existe deux façons d’afficher les messages d’informations :
Sous forme de bulles dont la durée d’apparition varie entre 2 et 4 secondes.
Et/Ou sous la forme d’une barre d’information refermable via un clic sur l’icône :
Par défaut, c’est le mode infobulle qui est activé. Il est possible d’activer la méthode de son choix en sélectionnant l’option souhaitée. Il est aussi possible d’activer les deux méthodes.
Voici un exemple de contenu du fichier relatif à cette fonctionnalité.
Voici le paramètre
UseStatusInfoAsSmartMessage=0 => pas d’info bulle.
UseStatusInfoAsSmartMessage=1 => info bulle
En ce qui concerne l’infobulle, il est possible de préciser la position dans l’écran :
Position de l’infobulle : Ce paramètre permet de préciser la place de l'info bulle dans l'écran. Les valeurs possibles sont :
Position relative à : Ce paramètre permet de préciser si l'info bulle est affichée par rapport à l'écran ou par rapport à la fenêtre de Silog.
Par défaut, la valeur est « Fenêtre Silog » et la bulle sera alors positionnée dans la partie supérieure gauche du masque principal de l'application.
Exemple de fichier résultant :
2) - Notifications interne
Cette option permet de définir à quelle fréquence actualiser les notifications de réception de messages internes. Cela permet d’actualiser le compteur de messages reçus non lus de l’ERP Silog.
3) - Couleur de fond des zones et des infos bulles
Cette zone permet de personnaliser la couleur de fond des zones non saisissables et des infos bulles pour tous les utilisateurs.
Valeur par défaut :
Nom de la couleur
Exemple :
Format R V B.
Exemple :
Format HEX => $+HEX
Exemple :
4) - GDI et Users Object
GDI et Users Objects (UO) : Le système d’exploitation Windows fixe la limite du nombre de GDIs maximum à 10000 et le nombre de Users objects (UO) maximun à 10000. Lorsque l’une de ces valeurs est dépassée, le système ferme violement la session concernée.
Les nombres de GDIs et UO chargés liés à une session Silog augmentent à chaque lancement d’une nouvelle application Silog et à chaque ouverture de nouveaux écrans au sein d’une même session.
Pour éviter la fermeture violente de Silog, nous avons, par défaut, fixé la limite à 7000 GDIs et 7000 UO.
Il est possible de modifier les limites par défaut dans les zones de saisie dédiées,
Une fois la limite atteinte pour l’un des deux paramètres, Silog décharge les GDIs et les Users Objects chargés.
Les GDIs et Users Objets sont déchargés pour tous les corps et entêtes des applications ouvertes en dehors de l'application courante.
Le retour sur une application ouverte recharge les GDIs et les Users Objects concernés.
5) - Driver de connexion au serveur SQL
il est possible de sélectionner quel driver utiliser pour la connexion à SQL.
Trois choix possibles :
OLEDB
MSOLEDBSQL
SQLNCLI
Par défaut la valeur est OLEDB pour assurer la compatibilité de votre système. Microsoft conseille d’utiliser le driver MSOLEDBSQL car c’est le seul driver que Microsoft s’engage à faire évoluer.
Voir : Microsoft OLE DB Driver pour SQL Server - OLE DB Driver for SQL Server | Microsoft Learn
Remarque : L’utilisation du protocole Tls 1.2 impose le driver SQLNative ou MSOLEDBSQL.
6) - Persister les filtres du mode liste au mode Détail
Ce paramètre permet de définir le comportement du filtre appliqué en mode « Liste ». Si ce paramètre est décoché un filtre saisi dans la barre de filtre du haut du mode liste disparaît dès que le mode page est ouvert.
7) - Recherche intuitive
Il s’agit de rechercher une clé (un enregistrement) lors de la saisie dans une zone éditable associée à la recherche intuitive, par rapport à une saisie de x caractères (paramétrable).
En premier les réponses les plus pertinentes avec la saisie (Pertinence décroissante) si le full text est activé (il doit aussi être activé dans le serveur SQL ».
Dans l’exemple suivant, en ligne de commande client, la saisie des trois premiers caractères du code article ouvre un listage déroulant permettant de sélectionner l’article dans une liste.
Sont concernés les champs avec un import possible qui présente ce symbole sur le bouton d’import.
Les paramètres :
Activer la recherche full texte et/ou Activer la recherche avec l’instruction LIKE (SQL) :
Sélectionner le ou les modes de gestion désiré(s), « Full text » qui permettra une pertinence plus élevée dans la recherche. Le « Like » qui affichera une recherche « qui contient » sans pertinence. Où les deux modes, les premiers résultat seront afichés avec le full text et les suivant avec le like.
Remarque : L’option « Full text doit » être activée sur le serveur SQL si vous souhaitez l’utiliser. Cette activation necessite de relancer le processus d’installation de SQL serveur pour modifier les paramètres d’installation.
Déclencher la recherche à partir de X caractères :
Il s’agit du nombre minimal de caractères à saisir pour déclencher la recherche intuitive.
Nombre de résultats affichés :
Il s’agit du nombre minimal de résultats affichés dans la recherche intuitive.
Opérateur SQL pour la recherche par le like :
Cas 1 : AND
La saisie de la chaîne de caractères suivante « tub 17 114024 » équivaut à chercher une clé qui contient à la fois « tub » et « 17 » et « 114024 ».
Cas 2 : OR
La saisie de la chaîne de caractères suivante « tub 17 114024 » équivaut à chercher une clé qui contient un ou plusieurs des éléments suivants « tub » et « 17 » et « 114024 ».
Exemple de contenu du fichier.
Quelques exemples :
Le full text et le like sont désactivés.
Le full text est activé sans le like, classement des résultats par pertinence (qui contient la saisie).
Le like est activé sans le full text
Le like est activé le fulltext est activé
Remarque : Dans l’éditeur d’objets, une option existe pour indiquer si dans la zone de recherche intuitive, c’est le code ou la clé de recherche qui doiut être affichée. Cela peut avoir un intérêt pour les zone de clé numériques.
9) - Connexion automatique
Cette option permet de définir le mode de connexion à l’ERP.
Autorise t’on les utilisateurs à activer la connexion automatique ?
o Possible : L’utilisateur décide.
o Non : Mode de gestion interdit pour tout le monde
o La connexion automatique est obligatoire.
10) - Gestion des profils
Cette option permet de gérer la valeur par défaut du profil de la société à ouvrir lors de la connexion à l’ERP si plusieurs profils existent.
Soit il doit être vide, soit il doit être alimenté avec le dernier profil enregistré ou le premier profil actif de la liste si aucun profil n’a été sauvegardé lors de la dernière connexion.
11) - Mode de gestion de la gestion des droits d’accès.
Le paramètre « Activer la nouvelle gestion des droits » permet de basculer vers la nouvelle gestion des droits d’accès apparue depuis la version 10.10 de l’ERP.
12) - Gestion des sessions/Réservations
Le paramètre « Sessions et réservations obsolètes à partir de » permet de saisir un nombre de jours au bout duquel on considère qu’il faut tuer automatiquement toutes les réservations de fiche et les sessions qui sont âgées au minimum de ce nombre de jour.
Le test est fait lors de la connexion à L’ERP, quel que soit l’utilisateur qui se connecte, les sessions et toutes les réservations concernées de tous les utilisateurs sont supprimées.
La valeur « 0 » signifie qu’il ne faut pas tuer les réservations et sessions.
Section D - Option « TVA EVOLUTIVE »
Si vous avez activé la nouvelle gestion de la TVA via les profils de taxe cette fonctionnalité devient obsolète.
Cette fonctionnalité optionnelle permet de prendre en compte les changements de taux de TVA imposés par la règlementation lorsque les faits générateurs de ces changements sont les dates de livraison et de réception.
Ainsi lorsqu’une commande est saisie avec une taxation dans l’année n, et que la livraison s’effectue dans l’année n+1 soumise aux nouveaux taux, alors le bon de livraison concerné adopte la nouvelle taxation que la facture adoptera également.
Si vous possédez cette option, l’onglet « TVA et TPF » de l’application « Paramétrages ERP » contient des zones supplémentaires.
Pour chaque code TVA, une date d’effet.
Pour chaque code TVA, l’ancien taux de TVA applicable avant la date d’effet.
Pour chaque code TVA, les anciens comptes de vente et d’achat applicables avant la date d’effet.
Par exemple, si la nouvelle taxation est applicable à compter du 01/01/2014, saisir cette date dans la colonne « Date d’effet TVA ».
A partir du moment où une date d’effet est alimentée, il faut s’assurer que la situation avant le date d’effet est renseignée.
La date de référence prise en compte pour le flux générateur est la date d’expédition pour le flux client ou la date de réception pour le flux fournisseur.
a) - EXEMPLE AVEC UN TAUX DE 20% APPLICABLE AU 01 JANVIER 2014 EN REMPLACEMENT D’UN TAUX A 19.6%
1) - Propositions Commerciales
La donnée encadrée est la date de référence pour le choix du taux de TVA. Ici, nous sommes sur l’année 2013 donc la valorisation en TTC se fera sur la base du taux à 19.6%.
2) - Commandes et accusés de réception
Cette commande sera valorisée en TTC au taux de 19.6%.
3) - Expéditions
Cette expédition sera valorisée en TTC à 20% si la date d’expédition se situe en 2014.
Ainsi, une commande créée en année n et expédiée en n+1 sera facturée avec le nouveau taux. La facture, reprenant les données du bon d’expédition, sera bien au taux de n+1 soit 20%.
4) - Expéditions directes aux clients dans l’année n => 2013
La facture issue de ce bon d’expédition daté de 2013 portera le taux de l’année n, dans l’exemple 19.6%, même si la facture est établie en 2014.
5) - Facturations (Ventes)
En cas de facturation directe c’est-à-dire sans passer par une commande ou une expédition, la date de facturation conditionne l’utilisation du bon taux de TVA.
En année n, le taux de l’année n soit dans notre exemple, en 2013 le taux est de 19.6%.
En année n+1, le taux de l’année n+1 soit dans notre exemple, en 2014 le taux de 20%.
6) - Avoir (Ventes)
L’avoir reprend les données de la facture de Ventes initiale donc si à l’origine la facture était établie avec le taux de l’année n, dans notre exemple 19.6 %, alors l’avoir, établi en n+1, porte le taux de TVA de l’année n soit 19.6.
Important : Dans le cas des avoirs directs, l’ERP prendra par défaut le taux en vigueur au moment de la création de l’avoir. S’il s’avère nécessaire de prendre un autre taux, il conviendra à l’utilisateur d’appliquer manuellement le bon taux de TVA en changeant ou en modifiant le code TVA correspondant dans le document.
7) - Achats et accusés de réception
La date d’achat détermine le taux de TVA qui sera utilisé.
8) - Achat de sous-traitance
La date d’achat détermine le taux de TVA qui sera utilisé.
9) - Expédition en sous-traitance
L’expédition en sous-traitance effectuée en année n, dans notre exemple 2013, sera valorisée avec le taux de TVA de l’année n, dans notre exemple 19.6%, et facturée avec le taux de l’année n de de 19.6%.
10) - Réceptions après sous-traitance
Ce bon de réception issue d’une commande d’achat à 19.6% sera valorisé au taux de 19.6% si la date de réception se situe en 2013.
11) - Bons de réception
Ce bon de réception issu d’une commande d’achat à 19.6% sera valorisé au taux de 20% si la date de réception se situe en 2014. Rappel, la facture issue du bon de réception portera le même taux que le bon de réception.
12) - Facturations et avoirs (Achats)
Une commande de 2013 au taux de 19.6% sera facturée au taux de 20% si la réception se situe en 2014. La facture reprend les données du bon de réception.
En cas de facturation directe c’est-à-dire sans passer par une commande ou une réception, la date de la facture détermine le taux de TVA qui sera utilisé.
Ø Important : Dans le cas des Avoirs Fournisseurs, l’ERP ne rappelant pas les données de la facture d’origine, il conviendra à l’utilisateur d’appliquer manuellement le bon taux de TVA en utilisant un des codes TVA existant.
Section E - Dictionnaire d’informations
Le dictionnaire d’informations est accessible en sélectionnant l’option « Dictionnaire d’informations ».
Le dictionnaire des informations permet de renseigner des phrases types associées à un code. En achats et en ventes, elles peuvent être rappelées en saisissant ou en important uniquement le code associé.
ECRAN E‑1 : Mode Liste du Dictionnaire d’informations.
Le mode Liste présente les informations contenues dans le dictionnaire. Les trois colonnes de l’écran présentent respectivement, le Code information puis la première et la deuxième ligne de désignation (c’est à dire le libellé de l’information).
ECRAN E‑2 : Onglet « Dictionnaire d’information ».
Cette page détaille chaque information. Elle permet de lire l’ensemble du libellé ainsi que de créer, modifier ou détruire une information.
Section F - Les Incoterms
Sous le terme d’Incoterms, l’ERP SILOG regroupe les données relatives aux échanges de biens entre états membres de l’union européenne.
Les applications concernées sont les suivantes : Régimes, Conditions de livraison, Nature de la transaction et Modes de transport.
Chacune de ces applications dispose du mode liste et d’une page pour renseigner de façon complète les informations.
ECRAN F‑1 : Fiche « Régime ».
ECRAN F‑2 : Fiche « Conditions de livraison ».
ECRAN F‑3 : Fiche « Nature de la transaction ».
ECRAN F‑4 : Fiche « Modes de transport ».
Section G - Pays
Cette application permet de renseigner l’ensemble des codes pays utilisés par la société. Par défaut, Cette application est livrée avec les codes ISO des Pays, ce sont les codes utilisés dans la déclaration d’échange de biens (Code Incoterms).
Pour chaque pays, il est possible de définir un découpage géographique associé à des zones géographiques. Ce zonage des pays est utilisé pour organiser les tournées de livraison des lignes de commandes clients.
L’application est accessible depuis le menu principal de l’ERP.
Sélectionner « Pays ».
a) - Mode « Liste »
Le mode Liste présente tous les pays enregistrés.
ECRAN G‑1 : Onglet « Liste » de l’application « Pays »
b) - Onglet Général
ECRAN G‑2 : Onglet « Général »
· Code : Identifiant unique du pays (code iso), ce code iso n’est pas modifiable s’il existe dans une domiciliation bancaire. La longueur de ce code doit être 2 caractères, il doit être alphabétique.
· Ancien code : Ancien code du pays.
· Nom : Nom du pays concerné.
· Pays de l’union Européenne : sélectionner cette option si le pays fait partie de l’union européenne.
· Zone SEPA (Single Euro Payments Area) : Activer cette option si le pays fait partie de la zone SEPA.
· Profil de taxes : Profil de taxes à appliquer par défaut pour les ventes à destination du pays comme lieu de livraison. Voir la documentation « E14_Profils de taxes.doc ». Cette fonctionnalité n’est pas visible si le nouveau mode de gestion apparue avec la version 10.20 des taxes n’est pas activé.
· Remarques : 10 lignes de remarques permettent la saisie d’un commentaire.
c) - Onglet « Découpage géographique »
Cet onglet permet de définir un découpage géographique du pays sélectionné, dans l’exemple ci-dessous, le découpage concerne les départements Français. Il est accessible si vous disposez du module de gestion des tournées.
ECRAN G‑3 : Onglet « Découpage géographique »
· Le bouton permet de créer un découpage
Exemple :
Si le code existe déjà, le message suivant apparaît :
· Le bouton permet de modifier la ligne de découpage sélectionnée.
· Le bouton permet de supprimer le découpage sélectionné. Un contrôle est effectué avant suppression pour vérifier que ce dernier peut être supprimé, dans le cas contraire un message prévient l’utilisateur.
d) - Onglet « Zone géographique »
Cet onglet permet de définir les zones géographiques d’appartenance de chaque découpage créé dans l’onglet précédent, dans l’exemple ci-dessous, les zones concernent les régions françaises que l’on associe avec les départements Français. Il est accessible si vous disposez du module de gestion des tournées.
ECRAN G‑4 : Onglet « Zones géographiques »
Ce masque se divise en trois parties :
Partie A : Zones géographiques associées au pays
Ce listage présente les différentes zones géographiques.
A droite de ce listage se trouvent différents boutons :
· Le bouton permet de créer une zone géographique.
· Le bouton permet de modifier une zone géographique sélectionnée.
· Le bouton permet de supprimer une zone géographique sélectionnée.
· Le bouton permet d’ouvrir le listage de sélection des découpages géographiques pour les associer à la zone sélectionnée dans le listage (Cf. Partie B : ‘Associer un découpage à une zone’)
Partie B : Découpage géographique associé à la zone
Cette partie permet deux actions :
· Visualiser les découpages (créé dans l’onglet ‘Découpage Géographique’) associés à la zone sélectionnée, dans l’exemple ci-dessous, les départements français associés à la zone géographique « Ile de France ».
· Associer des découpages géographiques créé dans l’onglet ‘Découpage Géographique’ à une zone sélectionnée dans la partie A.
Le listage de sélection présente tous les découpages géographiques.
Il suffit de cocher la ligne pour l’associer à la zone sélectionnée.
Le fait de décocher un découpage sélectionné annule son association.
Les boutons permettent de tout sélectionner ou désélectionner.
Partie C : Zones et découpages géographiques associés au pays.
Ce listage présente l’intégralité des associations Zones et Découpages géographiques. Il se met à jour après chaque association
e) - Le menu « Traitements »
Il donne accès à l’application « Structures de compte ». Cette application permet de saisir la structure du RIB bancaire de chaque pays (Voir Structures de compte ).
Section H - Structures de compte
Cette application permet de saisir la structure du RIB bancaire de chaque pays. Elle est accessible dans le module « Paramétrages »
Par exemple, le modèle de structure de RIB français a une longueur de 23 caractères. Il est constitué :
Du code Banque : 5 caractères numériques.
Du code Guichet : 5 caractères numériques.
Du numéro de compte : 11 caractères alphanumériques.
De la clé RIB : 2 caractères numériques.
C’est dans cette application que la définition de la structure de chaque RIB est définie, c’est cette structure définie par code pays qui est utilisée dans l’application « Domiciliation Bancaire » (cf : Les domiciliations bancaires)
a) - L’entête de l’application :
Le mode liste présente l’ensemble des structures de RIB renseignés.
ECRAN H‑1 : Mode Liste
ECRAN H‑2 : Onglet « Général »
· Code structure : Saisir le code de la structure de compte.
· Code ISO du Pays : Saisir ou sélectionner le code ISO du pays qui doit adopter cette structure de compte.
· Désignation structure : Saisir une désignation pour cette structure.
· Fonction Contrôle Compte : Il s’agit d’associer une règle de calcul qui sera chargée de vérifier l’intégrité du compte qui sera saisi dans les différentes applications (par exemple : contrôle de la longueur, de la clé RIB…).
Saisir ou sélectionner le nom de la règle de calcul :
· Longueur du compte : Saisir la longueur totale du compte.
Si aucune longueur n’est saisie, le message suivant apparaît après validation
· Active (O/N) : Cette option permet d’activer ou non la structure du RIB.
b) - Le corps de l’application :
Le mode liste présente l’ensemble des éléments de la structures du RIB.
ECRAN H‑3 : Mode Liste
ECRAN H‑4 : Mode Page
· Code structure : Code de la structure de compte sélectionné.
· Numéro élément du compte : Numérique de l’élément de la structure, il s’incrémente automatiquement.
· Nom de l’élément : Nom de l’élément.
· Type de données : Format de la donnée à sélectionner dans la liste suivante :
· Longueur : Longueur de l’élément de la structure.
Section I - Les domiciliations bancaires
Cette application permet de renseigner les domiciliations bancaires des tiers.
Elle est accessible dans le module « Paramétrages ».
Un tiers peut être :
Un client,
Un fournisseur,
Un salarié,
Un site,
Autres.
Une domiciliation bancaire permet d’enregistrer les caractéristiques des coordonnées bancaires des tiers, c’est-à-dire :
· Le code BIC : Le code BIC (Bank Identifier Code) est l'identifiant international de la banque. Il figure sur votre relevé d'identité bancaire et est composé de 8 à 11 caractères. Vous devez indiquer le BIC de votre banque lorsque vous effectuez des virements internationaux.
Ex : BIC de la Banque de France : BDFEFRPPCCT.
· Le Compte Bancaire : Suivant la structure du compte associé au code pays Iso (renseigné dans l’application « Structures de compte »), le format saisissable du compte bancaire adopte le modèle défini dans l’application. Le contrôle de la saisie est effectué avec la règle de calcul associée au compte.
...
· Le Compte au format IBAN : Il s’agit du compte au format IBAN. le code IBAN, abréviation de International Bank Account Number, il est l'identifiant international de votre compte bancaire. Il figure sur le relevé d'identité bancaire.
Fonctionnement : Il permet d'identifier un compte bancaire au niveau international et il est nécessaire (conjointement avec le BIC) au traitement automatisé de vos opérations de virements internationales.
Ex : Le RIB 30001 01901 0000Z670670 32 donne l'IBAN FR83 3000 1019 01 00 00Z6 7067 032
Voici ce qui est saisissable selon le pays concerné.
Pour les tiers en France : Il faut saisir un BIC et un RIB, l’IBAN est calculé automatiquement.
Pour les tiers membres de l’Union Européenne, l’IBAN et le BIC sont saisissables (aucune saisie du compte comptable).
Pour les tiers Hors UE, saisir un RIB et un BIC.
Dans les documents commerciaux d’achats et de ventes et dans les fichiers fournisseurs et clients, les domiciliations bancaires sont associées aux différents modes de règlements.
a) - Description de l’application
Le mode liste permet de visualiser l’ensemble des domiciliations bancaires enregistrées.
ECRAN I‑1 : Mode Liste
ECRAN I‑2 : Mode Page
· Type de tiers : Type de tiers concerné par la saisie.
· Compte Tiers : Code du tiers, à saisir ou à sélectionner dans un listage de sélection.
· Numéro de la domiciliation bancaire : Incrémenté automatiquement.
· Domiciliation bancaire : Nom de la domiciliation bancaire.
· Domiciliation bancaire par défaut : Si la case est cochée, c’est cette domiciliation qui sera utilisée par défaut pour le tiers.
· Active Oui/Non : Cette zone permet de définir si la domiciliation est active.
· Code Pays ISO : Code du pays de la domiciliation. La sélection de ce code pays initialise le format de la grille de saisie du Relevé d’identité Bancaire.
· SEPA Oui/Non : Cette zone permet de définir si le domaine bancaire répond aux modalités pour les virements et prélèvements bancaires SEPA (« Single Euro Payments Area »).
· Utilisation IBAN dans traitements : Cette zone permet de définir si le format IBAN est à utiliser dans les traitements.
· Code BIC : Le code BIC (Bank Identifier Code) est l'identifiant international de la banque. Il figure sur votre relevé d'identité bancaire et est composé de 8 à 11 caractères. Vous devez indiquer le BIC de votre banque lorsque vous effectuez des virements internationaux. Ex : BIC de la Banque de France : BDFEFRPPCCT.
En cas d’erreur de saisie, le message ci-dessous apparaît lors de la validation.
· Relevé d’Identité Bancaire : Cette zone permet de saisir les coordonnées RIB du tiers.
Exemple :
Si le code pays ne possède pas de structure de compte associée, une seule zone, permet de saisir le RIB du tiers. Aucun contrôle n’est effectué. Le libellé de la zone se nomme « Compte domestique ».
Si le code pays possède une structure de compte associée, la zone de saisie présente les différents éléments à saisir en conformité avec la structure du compte du pays (Cf Structures de compte). Le libellé de la zone indique qu’il provient d’une structure de compte.
Chaque saisie est contrôlée par le système en fonction de la définition de la structure de compte.
Exemple :
· Compte au format IBAN : Il s’agit du compte au format IBAN.
En cas d’erreur de saisie, le message suivant apparaît :
[1] Voir le chapitre « Gestion des calendriers »